Большинство пропущенных продлений случаются не потому, что команда стала небрежной, — а потому что услугу изначально не зафиксировали. Лучший момент предотвратить будущий пропуск — в самом начале отношений с клиентом, ещё до запуска проекта.
Почему корень — онбординг
Когда стартует новый проект, легко уйти в сборку — дизайн, разработку, запуск — и оставить инфраструктуру (кто владеет доменом, кто платит за хостинг, какие лицензии плагинов куплены) на потом. Через полгода, когда нужно продлевать, ни у кого нет понятной записи, что продлевать и кто платит.
Что фиксировать по каждому новому клиенту
- Владение доменом. Кто регистрировал, на каком аккаунте, у кого доступ в кабинет регистратора?
- Оплата домена и хостинга. Кто платит — агентство (с перевыставлением клиенту) или клиент напрямую?
- Хостер и тариф. Включая цикл продления (месяц, год) и доступы.
- Провайдер SSL. Бесплатно с хостингом, Let's Encrypt или куплен отдельно.
- Лицензии CMS и плагинов. Каждый премиум-плагин и тема на сборке, с ключами и датами продления.
- Сторонние подписки. Формы, почта, конструкторы — всё с регулярной стоимостью, привязанной к сайту.
- Объём договора на обслуживание. Что входит и как часто запланировано обслуживание.
Как превратить чеклист в живую запись
Чеклист, заполненный один раз на онбординге, полезен только если потом его реально ведут. Цель не документ в папке проекта, а живая запись, которая включает напоминания по мере приближения дат.
Онбординг как старт, а не разовая анкета
Вместо двух отдельных шагов — документы онбординга и учёт продлений — агентство может совместить: внести домены, хостинг, SSL и лицензии клиента один раз на онбординге в той же системе, которая будет их трекать и напоминать. Duvento как раз под этот поток: добавьте клиента один раз — и всё введённое само становится частью календаря продлений.
Итог
Большинство срывов продления растут из дыры на онбординге, а не из невнимательности спустя месяцы. Полный чеклист онбординга, который сразу кормит постоянный учёт, закрывает эту дыру до того, как она станет проблемой.
