Один клиентский домен легко держать в голове. Тридцать — уже нет. Добавьте хостинг, SSL-сертификаты и лицензии на плагины, и у агентства легко наберётся сотня сроков, разбросанных по регистраторам, почтовым ящикам и старым таблицам. Вопрос, как отслеживать сроки истечения доменов, когда клиентов больше одного, решается списком, который виден команде, а не надеждой, что кто-то вспомнит.
Большинство просроченных доменов — не результат халатности. Они случаются, потому что напоминание ушло в ящик бывшего сотрудника, карта на счёте истекла или никто не был уверен, кто именно должен продлевать. Здесь — что фиксировать, как вести учёт и когда предупреждать.
Почему домены продолжают истекать
Обычные причины скучные:
- Напоминания уходят не тому человеку. Регистратор пишет на адрес 2019 года, а не менеджеру проекта.
- Автопродление молча срывается. Карта истекла, банк отклонил платёж или аккаунт регистратора закрыт.
- У домена нет хозяина. Клиент думает, что этим занимается агентство. Агентство думает, что клиент.
- Домены лежат в разных аккаунтах. Часть в вашем аккаунте регистратора, часть у клиента, часть у прошлого разработчика.
Процесс учёта закрывает вторую половину каждой из этих причин: срок становится видимым независимо от того, в чьём аккаунте лежит домен.
Что записывать по каждому домену
Одной даты истечения мало. По каждому домену храните:
- Имя домена и регистратор
- Дата истечения (сверяйте её с WHOIS/RDAP, а не только со своими заметками)
- Регистрант и владелец аккаунта: клиент или агентство
- Статус автопродления и способ оплаты за ним
- Кто платит и кто выставляет счёт
- Где размещён DNS, потому что это часто другой провайдер
- Связанные активы: сайт, тариф хостинга и SSL-сертификат, которые зависят от этого домена
Пункт 3 важнее остальных. Если вы не знаете, в чьём аккаунте лежит домен, вы не знаете, кто реально может его продлить.
Пять способов вести сроки
1. Кабинеты регистраторов. Нормально для одного регистратора. Бесполезно, когда клиенты сидят у разных, и вы не видите домены в аккаунтах, куда у вас нет входа.
2. События в календаре. Быстро завести и легко забыть поддерживать. Календарь не скажет, у каких доменов события нет вообще.
3. Таблица. Самое частое решение агентства и разумный старт. Работает, пока таблицу обновляют. Где она ломается, разобрано в материале таблица или отдельный трекер.
4. Запросы WHOIS/RDAP. Полезны для проверки, потому что реестр — источник правды по дате истечения. Ручные проверки не масштабируются, скриптовые — масштабируются.
5. Отдельный трекер продлений. Инструмент, который хранит домены, читает даты истечения и шлёт предупреждения нужным людям. Именно это Duvento делает для доменов, SSL, хостинга и лицензий в одном месте.
Что бы вы ни выбрали, проверка простая: если вы уедете на две недели, сроки всё равно дойдут до кого-то?
Пороги предупреждений, которые совпадают с реальностью
Одного напоминания за неделю до истечения мало. Продление могут заблокировать проблемы с оплатой, задержки согласования или клиент в отпуске. Рабочий график:
| Дней до истечения | Действие |
|---|---|
| 60 | Подтвердить, что домен ещё нужен, проверить владельца и способ оплаты |
| 30 | Отправить клиенту предложение или счёт на продление |
| 14 | Эскалировать, если не оплачено или не согласовано |
| 7 | Продлить вручную, если нужно, и не ждать автопродления |
| 1 | Финальная проверка: подтвердить новую дату истечения |
Шлите предупреждения на общий ящик или в общий канал, а не одному человеку.
Ловушки, которые стоит держать в поле зрения
- Автопродление — не гарантия. Считайте его удобством, затем проверяйте новую дату после каждого цикла продления.
- ccTLD ведут себя иначе. Льготные периоды, окна продления и правила восстановления зависят от реестра, поэтому читайте правила каждого расширения, которым управляете.
- Цена продления отличается от цены первого года. Дешёвая регистрация может продлеваться в несколько раз дороже, и это удивляет клиентов.
- Истечение домена бьёт не только по сайту. Почта, поддомены и SSL перестают работать, когда имя пропадает. См. что происходит, когда домен истекает.
Простой стартовый процесс
- Выпишите каждый клиентский домен, включая те, которые вы считаете чужой проблемой.
- Подтвердите регистранта и владельца аккаунта по каждому.
- Внесите даты истечения из WHOIS/RDAP, а не по памяти.
- Поставьте напоминания 60/30/14/7/1 на общий адрес.
- Раз в месяц тратьте на список 15 минут.
Полный процесс — в чек-листе продления домена для веб-агентств.
Список, или как отслеживать сроки истечения доменов без второй работы
Список, который можно открыть в понедельник и которому можно верить, — и есть вся работа. В нём каждый домен, за который отвечает агентство, дата совпадает с реестром, а напоминание не сидит в ящике одного человека. Именно это значит «как отслеживать сроки истечения доменов», когда клиентов больше горстки.
Соберите список за один проход. Выгрузите, что можете, из регистраторов, которыми управляете. Для домена в аккаунте клиента запросите дату истечения и почту аккаунта или прогоните RDAP сами. Пропущенная строка хуже слегка устаревшей заметки.
Назначьте каждой строке человека, а не название команды. «Операционка» — так умирают напоминания. Этот человек не обязан платить регистратору. Он обязан заметить предупреждение и сдвинуть продление, счёт или вопрос клиенту.
Проверяйте в фиксированный день. Пятнадцати минут хватает, когда данные чистые. Ищите даты внутри 60 дней без действия, автопродление, которое сорвалось в прошлом цикле, и домены, владельца аккаунта которых вы всё ещё не можете назвать.
Когда домен продлевается, запишите новую дату истечения в тот же день. Успешное продление, которое никто не занёс, заставляет следующее напоминание сработать по старой дате, и тогда все перестают доверять списку.
Держите DNS и почту в той же строке. Истёкшее имя роняет почту, сброс паролей и колбэки API раньше, чем клиенту станет очевидна страница-заглушка.
Если вы выставляете продления отдельными счетами, свяжите дату с путём счёта. Дата без способа получить оплату всё равно будет пропущена, только позже, и разговор будет хуже. Цена трекера ниже одного выкупа. Страница цен — это сравнение, а не замена списка.
Заметки агентств, которые перестали терять имена
Агентства, которые не попадают в неприятности, не держат хитрую систему. У них скучная. Новые домены попадают в трекер до того, как DNS направлен на новый хост. Старые домены остаются в списке, пока клиент письменно не подтвердит, что имя можно отпустить. «Мне кажется, они этим не пользуются» — не подтверждение.
Приватность WHOIS у большинства реестров gTLD не убирает дату истечения. RDAP — тот запрос, который стоит скриптовать. Для ccTLD, которые прячут дату, источником служит счёт регистратора, и дату всё равно стоит хранить у себя. Пустая ячейка — дефект, а не загадка.
Отделяйте «мы это продлеваем» от «мы им напоминаем». Оба варианта принадлежат строке. Смешивать их — так агентство предполагает, что автопродление включено в аккаунте, который оно не видит.
Раз в квартал возьмите пять случайных строк и сверьте их с реестром. Если две неверны, список — украшение. Почините процесс, прежде чем добавлять ещё одну колонку.
Эта проверка — ещё и момент, когда всплывают домены, зарегистрированные подрядчиком, который уже ушёл. Перенесите контактный email на той же неделе. Напоминание в мёртвый ящик — то же самое, что отсутствие напоминания.
Новый домен без строки в трекере — это будущий инцидент с известной датой. Заносите имя в день, когда клиент его называет, даже если DNS ещё не переключён и счёт ещё не оплачен. Дата из RDAP на этом этапе уже существует, и именно она должна стоять в строке, а не «уточним позже».
Если регистратор присылает письмо только на адрес, который вы не читаете, добавьте общий ящик в контакты аккаунта или перешлите уведомления туда правилом. Письмо регистратора — запасной сигнал. Основной сигнал — ваш список. Когда они расходятся, верьте реестру и поправьте список в тот же день.
Клиенты заводят домены на акции, для лендинга на квартал, для почты сотрудника, который уже не работает. Такие имена не выглядят важными, пока не оказывается, что на них висит сброс пароля от CRM. В списке у них тот же статус, что у основного сайта: дата, владелец аккаунта, кто платит.
Пятнадцать минут в месяц работают только если список один. Копия в почте, копия у менеджера и «актуальная» вкладка в чужой таблице — три источника, и неверный победит в день, когда срок близко. Канонический список — тот, на который смотрит напоминание. Остальное — выгрузка, её не правят руками.
Вопросы
Как узнать, когда истекает домен?
Запустите запрос WHOIS или RDAP и прочитайте дату истечения в реестре. Некоторые ccTLD её скрывают, и тогда нужен доступ к аккаунту регистратора.
Достаточно ли автопродления?
Нет. Карты истекают, платежи срываются, аккаунты блокируют. Держите независимые напоминания как запасной контур.
За сколько дней до истечения продлевать?
Начинайте процесс за 30–60 дней и продлевайте минимум за неделю до даты.
*Duvento ведёт домены, SSL-сертификаты, хостинг и лицензии в одной панели и предупреждает команду до того, как что-либо истечёт. Посмотреть, как это устроено.*
