Один домен клієнта легко тримати в голові. Тридцять — уже ні. Додайте хостинг, SSL-сертифікати й ліцензії плагінів, і агенція легко несе сотню дедлайнів, розкиданих по реєстраторах, скриньках і старих таблицях. Питання, як відстежувати дати закінчення доменів, для команди з кількома клієнтами зводиться до трьох речей: що записувати, де цей список бачить уся команда і кому приходить сигнал, поки ще є час діяти.
Більшість прострочених доменів — наслідок розриву в процесі, а не байдужості. Нагадування пішло на скриньку людини, яка вже не працює. Картка в реєстратора прострочилась. Ніхто не був певен, хто саме має натиснути «продовжити». Далі — що вести, як вести і коли піднімати тривогу, щоб ім’я не доїхало до пільгового періоду.
Чому домени все одно прострочуються
Звичайні причини нудні, і саме тому їх повторюють з року в рік:
- Нагадування йде не тій людині. Реєстратор пише на адресу з 2019 року, а не менеджеру проєкту, який веде клієнта зараз.
- Автопродовження зривається тихо. Картка прострочена, банк заблокував платіж, або акаунт реєстратора закрили після зміни юрособи.
- У домену немає власника. Клієнт думає, що продовженням займається агенція. Агенція думає, що цим займається клієнт.
- Домени лежать у різних акаунтах. Частина у вашому реєстраторі, частина в клієнта, частина в попереднього розробника, який пішов пів року тому.
Процес обліку закриває другу половину кожної з цих дір: дедлайн видно незалежно від того, в чиєму акаунті сидить домен. Видимість дати ще не оплачує рахунок, але без неї оплата взагалі не починається.
Що записувати по кожному домену
Однієї дати закінчення замало. По кожному домену тримайте повний рядок, який можна віддати іншій людині без усного брифінгу:
- Домен і реєстратор. Ім’я і кабінет, у якому його продовжують.
- Дата закінчення. Звірте її з WHOIS або RDAP, а не лише зі своїми нотатками чи старим рахунком.
- Регістрант і власник акаунта. Клієнт чи агенція. Це різні ролі, навіть якщо логін один.
- Статус автопродовження і спосіб оплати, який за ним стоїть: яка картка, чий рахунок, чи жива вона.
- Хто платить і хто виставляє рахунок. Собівартість і сума для клієнта можуть розходитися.
- Де живе DNS. Часто це інший провайдер, ніж реєстратор, і саме там лежать MX і записи сайту.
- Пов’язані активи. Сайт, тариф хостингу і SSL-сертифікат, які залежать від цього домену.
Пункт 3 важливий найбільше. Якщо ви не знаєте, в чиєму акаунті лежить домен, ви не знаєте, хто взагалі може його продовжити. Дата в таблиці без логіна — це нагадування, на яке ніхто не може відповісти дією.
П’ять способів вести дати закінчення
1. Кабінети реєстраторів. Нормально, коли всі імена в одному реєстраторі і логін є у команди. Марно, щойно клієнти сидять у різних кабінетах, а частину доменів ви фізично не бачите, бо немає доступу.
2. Події в календарі. Швидко поставити на один домен і легко забути підтримувати, коли імен стає тридцять. Календар показує події, які хтось створив. Він не показує домени, для яких події немає взагалі.
3. Таблиця. Найзвичніше рішення агенції і розумний старт на перший десяток імен. Працює, поки файл оновлюють у той самий день, коли щось змінилось. Де він ламається — у матеріалі таблиця чи окремий трекер.
4. Запити WHOIS/RDAP. Корисні для перевірки: реєстр — джерело правди для дати закінчення. Ручні перевірки не масштабуються на сотню імен. Скрипт, який читає RDAP і кладе дату в той самий список, масштабується.
5. Окремий трекер продовжень. Інструмент зберігає домени, читає дати закінчення і шле сповіщення потрібним людям. Саме це Duvento робить для доменів, SSL, хостингу і ліцензій в одному місці, щоб дедлайн хостингу не жив в іншій таблиці, ніж дедлайн імені.
Що б ви не обрали, перевірка проста. Якщо ви зникнете на два тижні, дедлайни все одно дійдуть до когось, хто може діяти? Якщо відповідь залежить від того, що ви «і так пам’ятаєте», процесу ще немає.
Пороги сповіщень, які збігаються з реальністю
Одне нагадування за тиждень до закінчення — запізно. Продовження блокують проблеми з оплатою, затримка погодження в клієнта або відпустка людини, яка тримає картку. Робочий графік для агенції виглядає так:
| Днів до закінчення | Дія |
|---|---|
| 60 | Підтвердити, що домен ще потрібен, перевірити власника і спосіб оплати |
| 30 | Надіслати клієнту пропозицію або рахунок на продовження |
| 14 | Ескалувати, якщо не оплачено або не погоджено |
| 7 | Продовжити вручну, якщо є сумнів, і не чекати автопродовження |
| 1 | Фінальна перевірка: підтвердити нову дату закінчення в реєстрі |
Сповіщення ставте на спільну скриньку або в канал команди. Особиста пошта менеджера — це один лікарняний до пропущеного імені.
Пастки, на які варто дивитися
- Автопродовження — зручність, а не гарантія. Після кожного циклу перевіряйте нову дату в реєстрі. Зелена галочка в кабінеті іноді означає «спроба була», а не «оплата пройшла».
- ccTLD поводяться інакше. Пільгові періоди, вікна продовження і правила відновлення залежать від реєстру. Читайте правила кожного розширення, яке ведете, перш ніж обіцяти клієнту «ще місяць».
- Ціна продовження відрізняється від ціни першого року. Дешева реєстрація може продовжуватись у кілька разів дорожче. Клієнт бачить стару цифру з рахунка дворічної давнини і зупиняє оплату.
- Прострочене ім’я б’є не лише по сайту. Пошта, піддомени і SSL зупиняються разом із доменом. Докладніше — у матеріалі що відбувається, коли домен закінчується.
Простий стартовий процес
- Зберіть усі домени клієнтів, включно з тими, які ви вважаєте чужою проблемою.
- Підтвердьте регістранта і власника акаунта для кожного імені.
- Додайте дати закінчення з WHOIS або RDAP, не з пам’яті і не з підпису в старому листі.
- Поставте нагадування 60/30/14/7/1 на спільну адресу.
- Раз на місяць переглядайте список п’ятнадцять хвилин і закривайте порожні клітинки.
Повніший процес по кроках — у чеклісті продовження домену для веб-агенцій.
Як відстежувати дати закінчення доменів без другої роботи
Список, який можна відкрити в понеділок і йому вірити, — це і є вся робота. У ньому кожен домен, за який відповідає агенція. Дата збігається з реєстром. Нагадування не сидить в одній особистій скриньці. Ось що означає вміння відстежувати дати закінчення, коли клієнтів уже не жменька, а окрема людина на «пам’ятати домени» в штаті не з’явиться.
Зберіть список за один прохід. Експортуйте те, що можете, з реєстраторів, які контролюєте. Для домену в акаунті клієнта попросіть дату закінчення і пошту акаунта або проженіть RDAP самі. Відсутній рядок гірший за трохи застарілу нотатку: застарілу нотатку ще можна виправити в понеділок, а пропущене ім’я ви побачите вже з паркувальної сторінки.
Кожному рядку призначте людину, не назву команди. «Ops» — це спосіб, яким помирають нагадування: лист бачать усі і не бере ніхто. Ця людина не мусить платити реєстратору зі своєї картки. Вона має помітити сигнал і зрушити продовження, рахунок або питання клієнту того ж дня.
Перегляд — у фіксований день, а не «коли буде вікно». П’ятнадцяти хвилин вистачає, коли дані чисті. Шукайте дати в межах 60 днів без дії, автопродовження, яке зірвалось у минулому циклі, і домени, чийого власника акаунта ви досі не можете назвати вголос.
Коли домен продовжено, запишіть нову дату того ж дня. Успішне продовження, якого немає в списку, змушує наступне нагадування стріляти по старій даті. Після двох таких хибних тривог список перестають відкривати, і процес повертається до пам’яті.
DNS і пошту тримайте в тому ж рядку, що й ім’я. Прострочене ім’я знімає пошту, скидання паролів і колбеки API раніше, ніж клієнт помітить паркувальну сторінку на сайті. Якщо в рядку є лише «сайт», ви дізнаєтесь про проблему з листа «не приходить пошта», а не з власного нагадування.
Якщо продовження виставляєте окремо від абонентки, прив’яжіть дату до шляху рахунка: хто отримує інвойс, який термін оплати, чи можна продовжити до оплати. Дата без способу отримати гроші все одно губиться, тільки пізніше, і розмова з клієнтом уже йде про простій. Ціна трекера менша за одну комісію викупу. Сторінка цін — порівняння з цією комісією, а не заміна списку імен.
Нотатки з практики агенцій, які перестали губити імена
Агенції, які не потрапляють у цю халепу, не мають хитрої системи. У них нудна і однакова щотижня. Нові домени потрапляють у трекер до того, як DNS спрямовано на новий хост. Старі лишаються в списку, поки клієнт письмово не підтвердить, що ім’я можна відпустити. Фраза «здається, вони цим не користуються» — не підтвердження. Це припущення, яке коштує брендове ім’я.
Приватність WHOIS у більшості реєстрів gTLD не прибирає дату закінчення. Для скрипта беріть RDAP: відповідь машиночитна, дату можна покласти в рядок без копіювання з веба. Для ccTLD, які дату ховають, джерело — рахунок реєстратора або кабінет, і дату все одно зберігайте самі. Порожня клітинка — дефект процесу, а не загадка, яку «колись з’ясуємо».
Розділяйте в рядку два статуси: «ми продовжуємо» і «ми нагадуємо їм». Обидва мають бути названі явно. Якщо їх змішати, агенція вирішує, що автопродовження увімкнене в акаунті, який вона не бачить, і перестає писати клієнту. Через місяць ім’я вже в redemption, а в листуванні — тиша.
Раз на квартал візьміть п’ять випадкових рядків і звірте їх із реєстром. Якщо два хибні, список — декорація для внутрішнього спокою. Полагодьте спосіб оновлення дат, перш ніж додавати ще одну колонку «на майбутнє». Нова колонка не лікує стару дату.
Ця звірка також ловить домени, зареєстровані підрядником, який уже пішов із проєкту. Пошту контакту і доступ перенесіть того ж тижня, не «після релізу». Нагадування на мертву скриньку — те саме, що жодного нагадування: реєстратор вважає, що попередив, а команда про дату не знає.
Окремо дивіться імена, які «тимчасово» завели під кампанію, лендінг або тестовий піддомен на окремому домені. Тимчасові імена залишаються в реєстраторі після того, як кампанія закінчилась, і продовжуються мовчки з картки агенції. Або, навпаки, не продовжуються, а на них ще висить пошта підрядника. Рядок у списку з питанням «ще потрібен?» за 60 днів закриває обидва варіанти.
Якщо клієнтів багато, не зводьте облік до одного файлу на диску менеджера. Файл, який відкриває одна людина, зникає разом із її відпусткою. Спільний список із датою останньої звірки з реєстром дає тій самій п’ятнадцятці хвилин сенс: ви дивитеся винятки, а не перечитуєте всі імена з нуля.
Запитання
Як дізнатися, коли закінчується домен?
Запустіть WHOIS або RDAP і прочитайте дату закінчення в реєстрі. Частина ccTLD цю дату ховає. Тоді потрібен доступ до акаунта реєстратора або рахунок, на якому стоїть оплачений період.
Чи достатньо автопродовження?
Ні. Картки прострочуються, платежі зриваються, акаунти блокують. Автопродовження знімає ручний клік у звичайний місяць. Окремі нагадування лишаються запасним контуром на місяць, коли клік не спрацював.
За скільки днів до закінчення варто продовжувати?
Починайте процес за 30–60 днів: рахунок, погодження, перевірка картки. Саме продовження зробіть щонайменше за тиждень до дати, щоб зірваний платіж ще можна було повторити.
*Duvento веде домени, SSL-сертифікати, хостинг і ліцензії в одній панелі й попереджає команду, поки нічого не прострочилось. Як це працює.*
