Якщо агенція платить за домен, хостинг чи ліцензії клієнта наперед і переставляє вартість, точність білінгу цілком залежить від обліку продовжень. Пропустіть дату — і або з’їсте витрату, або затримаєте рахунок клієнту, або знайдете списання місяцями пізніше на звірці.
Чому білінг регулярних послуг розповзається
- Різні цикли по послугах. Домен раз на рік, SSL кожні 90 днів, хостинг щомісяця — усе на різних графіках в одного клієнта.
- Агенція платить, клієнту виставляють пізніше. Без запису, що продовжили і коли, легко недовихставити або забути зовсім.
- Багато клієнтів, багато провайдерів. Звіряти рахунки реєстраторів і хостерів із клієнтським білінгом вручну не масштабується далі жменьки клієнтів.
- Зміна ціни на продовженні. Реєстратори й хостери іноді змінюють ціну, і якщо це ніхто не веде, агенція мовчки з’їдає різницю.
Чистіший підхід до регулярного білінгу
- Прив’язуйте кожну регулярну послугу до картки клієнта, не до загального списку витрат.
- Пишіть вартість поруч із датою продовження, щоб білінг і облік йшли з одного джерела.
- Виставляйте рахунок заздалегідь, до продовження, а не реактивно після оплати зі своєї кишені.
- Звіряйте в момент продовження, не місяцями пізніше на загальній ревізії.
- Позначайте зростання ціни, якщо цикл дорожчий за попередній, і кажіть клієнту замість того, щоб мовчки їсти різницю.
Чому це той самий облік продовжень
Точність білінгу й облік продовжень — не дві задачі, а одні дані з двох боків. Система, яка вже знає, коли в клієнта продовжується домен, хостинг чи ліцензія, — природне місце також вести вартість і факт виставлення рахунку.
Тримати продовження й суми в одному місці
Замість окремої таблиці білінгу поруч із трекером продовжень агенція може писати вартість прямо на домен, хостинг чи ліцензію при додаванні. Duvento тримає регулярні послуги кожного клієнта та їхні дати в одному місці — легше бачити, що наближається і скільки це коштуватиме до виставлення рахунку.
Підсумок
Білінг регулярних послуг ламається з тієї ж причини, що й продовження: дані розмазані. Прив’язка обліку вартості до тієї ж системи, що веде дати, знімає цілий клас помилок білінгу.
