Jedną domenę klienta da się zapamiętać. Trzydziestu już nie. Dołóż hosting, certyfikaty SSL i licencje wtyczek, a agencja łatwo niesie setkę terminów rozrzuconych po rejestratorach, skrzynkach i starych arkuszach. Pytanie, jak śledzić daty wygaśnięcia domen, zaczyna się w momencie, gdy lista nie mieści się w głowie jednej osoby.
Większość wygasłych domen nie wynika z lekceważenia. Przypomnienie poszło na skrzynkę byłego pracownika, karta w koncie rejestratora straciła ważność albo nikt nie wiedział, kto ma kliknąć odnowienie. Ten tekst mówi, co zapisywać, jak to trzymać w jednym miejscu i kiedy wysyłać alert.
Dlaczego domeny wygasają w kółko
Przyczyny są nudne i powtarzalne:
- Przypomnienie idzie do złej osoby. Rejestrator pisze na adres z 2019 roku, nie do opiekuna projektu.
- Autoodnawianie pada po cichu. Karta wygasła, bank zablokował płatność albo konto u rejestratora jest zamknięte.
- Nikt nie jest właścicielem zadania. Klient myśli, że domeną zajmuje się agencja. Agencja myśli, że klient.
- Domeny siedzą w wielu kontach. Część na waszym koncie rejestratora, część na koncie klienta, część u poprzedniego wykonawcy.
Proces śledzenia nie przenosi konta. Robi coś węższego i potrzebnego: termin jest widoczny niezależnie od tego, kto trzyma login.
Co zapisać przy każdej domenie
Sama data wygaśnięcia nie wystarcza. Przy każdej nazwie trzymaj:
- Nazwę domeny i rejestratora
- Datę wygaśnięcia (sprawdzoną w WHOIS albo RDAP, nie tylko we własnych notatkach)
- Rejestrującego i właściciela konta: klient albo agencja
- Status autoodnawiania i metodę płatności, która za nim stoi
- Kto płaci i kto wystawia fakturę
- Gdzie jest DNS, bo często to inny dostawca niż rejestrator
- Powiązane usługi: stronę, plan hostingu i certyfikat SSL, które od tej domeny zależą
Punkt 3 waży najwięcej. Jeśli nie wiesz, na czyim koncie leży domena, nie wiesz, kto w ogóle może ją odnowić.
Pięć sposobów na terminy
1. Panele rejestratorów. Wystarczą przy jednym rejestratorze. Przy klientach na różnych kontach przestają działać, a domen w cudzych kontach i tak nie widzisz.
2. Zdarzenia w kalendarzu. Szybko się je zakłada i łatwo przestaje aktualizować. Kalendarz nie powie, której domeny w ogóle w nim nie ma.
3. Arkusz. Najczęstsze rozwiązanie w agencji i rozsądny start. Działa, dopóki ktoś go uzupełnia. Gdzie się sypie, opisujemy w tekście arkusz a dedykowany tracker.
4. Zapytania WHOIS/RDAP. Dobre do weryfikacji, bo rejestr jest źródłem daty wygaśnięcia. Ręczne sprawdzanie się nie skaluje. Skryptowane już tak.
5. Dedykowany tracker odnowień. Narzędzie, które trzyma domeny, czyta daty wygaśnięcia i wysyła alerty do właściwych ludzi. Tak działa Duvento: domeny, SSL, hosting i licencje w jednym miejscu.
Test jest prosty, niezależnie od narzędzia: gdybyś zniknął na dwa tygodnie, czy terminy i tak dotrą do kogoś w zespole?
Progi alertów, które pasują do rzeczywistości
Jedno przypomnienie na tydzień przed wygaśnięciem jest za późno. Odnowienie blokuje płatność, akceptacja klienta albo jego urlop. Sensowny rytm:
| Dni przed wygaśnięciem | Działanie |
|---|---|
| 60 | Potwierdź, że domena jest nadal potrzebna. Sprawdź właściciela i metodę płatności |
| 30 | Wyślij klientowi wycenę odnowienia albo fakturę |
| 14 | Eskaluj, jeśli nie ma płatności albo zgody |
| 7 | Odnów ręcznie, jeśli trzeba. Nie czekaj na autoodnawianie |
| 1 | Ostatnia kontrola. Potwierdź nową datę wygaśnięcia |
Alerty wysyłaj na wspólną skrzynkę albo kanał, nie do jednej osoby.
Pułapki, które warto mieć na liście
- Autoodnawianie nie jest gwarancją. Traktuj je jako wygodę, a po każdym cyklu sprawdź nową datę.
- ccTLD rządzą się własnymi zasadami. Okresy karencji, okna odnowienia i reguły przywrócenia zależą od rejestru. Czytaj zasady każdej końcówki, którą obsługujesz.
- Cena odnowienia różni się od ceny pierwszego roku. Tania rejestracja potrafi odnowić się kilka razy drożej. Klient jest wtedy zaskoczony.
- Wygaśnięcie domeny psuje więcej niż stronę. Poczta, subdomeny i SSL przestają działać razem z nazwą. Zobacz co się dzieje, gdy domena wygasa.
Prosty start
- Wypisz każdą domenę klienta, także te, które „na pewno są czyimś problemem”.
- Potwierdź rejestrującego i właściciela konta przy każdej.
- Daty bierz z WHOIS/RDAP, nie z pamięci.
- Ustaw przypomnienia 60/30/14/7/1 na wspólny adres.
- Raz w miesiącu przejrzyj listę. Wystarczy 15 minut.
Szerszy proces jest w liście kontrolnej odnowienia domeny dla agencji.
Jak śledzić daty wygaśnięcia domen bez drugiej pracy
Lista, którą w poniedziałek otwierasz i której ufasz, to cała robota. Jest na niej każda domena, za którą agencja odpowiada, data zgadza się z rejestrem, a przypomnienie nie leży w skrzynce jednej osoby. To właśnie znaczy „jak śledzić daty wygaśnięcia domen”, gdy klientów jest więcej niż garstka.
Zbierz listę za jednym podejściem. Z rejestratorów, do których masz dostęp, wyeksportuj to, co się da. Przy domenie na koncie klienta poproś o datę wygaśnięcia i adres konta albo odpytaj RDAP sam. Brakujący wiersz jest gorszy niż lekko nieaktualna notatka.
Każdemu wierszowi przypisz osobę, nie nazwę zespołu. „Ops” to sposób, w jaki umierają przypomnienia. Ta osoba nie musi płacić rejestratorowi. Ma zauważyć alert i popchnąć odnowienie, fakturę albo pytanie do klienta.
Przegląd rób w stały dzień. Przy czystych danych wystarczy kwadrans. Szukaj dat w horyzoncie 60 dni bez żadnego działania, autoodnawiania, które padło w poprzednim cyklu, i domen, przy których nadal nie potrafisz nazwać właściciela konta.
Gdy domena się odnowi, nową datę wpisz tego samego dnia. Udane odnowienie, którego nikt nie zapisał, sprawia, że kolejne przypomnienie strzela w starą datę. Potem nikt liście nie wierzy.
DNS i pocztę trzymaj w tym samym wierszu. Wygasła nazwa zabiera mail, reset haseł i callbacki API, zanim klient w ogóle zobaczy stronę parkingową.
Jeśli odnowienia fakturujesz osobno, przy dacie musi być ścieżka do faktury. Data bez sposobu na płatność i tak zostanie pominięta, tylko później, a rozmowa będzie gorsza. Tracker kosztuje mniej niż jedna opłata za wykup. Cennik służy do porównania, nie zastępuje listy.
Notatki z agencji, które przestały gubić nazwy
Agencje, które nie wpadają w kłopoty, nie mają sprytnego systemu. Mają nudny. Nowa domena trafia do trackera, zanim DNS wskazuje na nowy hosting. Stara zostaje na liście, dopóki klient na piśmie nie potwierdzi, że nazwę można puścić. „Chyba już jej nie używają” nie jest potwierdzeniem.
Ochrona prywatności WHOIS u większości rejestrów gTLD nie usuwa daty wygaśnięcia. Do skryptu bierz RDAP. Przy ccTLD, które datę chowają, źródłem jest faktura rejestratora, a datę i tak zapisujesz u siebie. Pusta komórka to usterka, nie zagadka.
Oddziel „my odnawiamy” od „my przypominamy”. Oba statusy należą do wiersza. Zmieszane prowadzą do założenia, że autoodnawianie jest włączone na koncie, którego nie widzisz.
Raz na kwartał weź pięć losowych wierszy i sprawdź je z rejestrem. Jeśli dwa się nie zgadzają, lista jest dekoracją. Najpierw napraw proces, dopiero potem dokładaj kolumnę.
Przy tym samym przeglądzie wychodzą domeny zarejestrowane przez wykonawcę, którego już nie ma. Adres kontaktowy przenieś w tym samym tygodniu. Przypomnienie na martwą skrzynkę jest tym samym, co brak przypomnienia.
Pytania
Jak sprawdzić, kiedy domena wygasa?
Zrób zapytanie WHOIS albo RDAP i odczytaj datę wygaśnięcia z rejestru. Część ccTLD ją ukrywa. Wtedy potrzebujesz dostępu do konta u rejestratora.
Czy autoodnawianie wystarcza?
Nie. Karty wygasają, płatności padają, konta się blokują. Niezależne przypomnienia trzymaj jako zapas.
Ile dni przed wygaśnięciem odnawiać domenę?
Proces zaczynaj 30–60 dni wcześniej, a samo odnowienie zrób co najmniej tydzień przed datą.
*Duvento śledzi domeny, certyfikaty SSL, hosting i licencje w jednym panelu i ostrzega zespół, zanim cokolwiek wygaśnie. Zobacz, jak to działa.*
