Eine Kundendomain merkt man sich. Dreißig nicht. Kommen Hosting, SSL-Zertifikate und Plugin-Lizenzen dazu, trägt eine Agentur schnell hundert Fristen, verteilt auf Registrare, Postfächer und alte Tabellen. Wer Domain-Ablaufdaten nachverfolgen will, braucht deshalb ein Verfahren, das ohne die Person funktioniert, die den Namen gerade im Kopf hat.
Die meisten abgelaufenen Domains entstehen nicht aus Nachlässigkeit. Die Erinnerung ging an das Postfach einer ehemaligen Mitarbeiterin, die hinterlegte Karte war abgelaufen, oder niemand wusste, wer verlängern sollte. Dieser Text beschreibt, was Sie festhalten, wie Sie es festhalten und wann Sie warnen.
Warum Domains immer wieder auslaufen
Die üblichen Ursachen sind unspektakulär:
- Die Erinnerung geht an die falsche Person. Der Registrar schreibt die Adresse von 2019 an, nicht die Projektleitung.
- Die automatische Verlängerung scheitert still. Die Karte ist abgelaufen, die Bank hat die Zahlung blockiert, oder das Registrarkonto wurde geschlossen.
- Niemand ist für die Domain zuständig. Der Kunde meint, die Agentur kümmert sich. Die Agentur meint, der Kunde.
- Domains liegen in vielen Konten. Einige in Ihrem Registrarkonto, einige beim Kunden, einige bei einem früheren Entwickler.
Ein Tracking-Verfahren löst die zweite Hälfte jedes dieser Punkte: Die Frist bleibt sichtbar, egal wer das Konto hält.
Was Sie zu jeder Domain festhalten
Das Ablaufdatum allein reicht nicht. Halten Sie pro Domain fest:
- Domainname und Registrar
- Ablaufdatum (gegen WHOIS/RDAP prüfen, nicht nur gegen eigene Notizen)
- Registrant und Kontoinhaber: Kunde oder Agentur
- Status der automatischen Verlängerung und die Zahlungsmethode dahinter
- Wer zahlt und wer die Rechnung stellt
- Wo das DNS liegt, weil das oft ein anderer Anbieter ist
- Verknüpfte Dienste: die Website, der Hosting-Tarif und das SSL-Zertifikat, die von dieser Domain abhängen
Punkt 3 ist der wichtigste. Wenn Sie nicht wissen, in wessen Konto die Domain liegt, wissen Sie nicht, wer sie tatsächlich verlängern kann.
Fünf Wege, Ablaufdaten zu verfolgen
1. Registrar-Dashboards. Für einen Registrar ausreichend. Unbrauchbar, sobald Kunden verschiedene nutzen, und Sie sehen keine Domains in Konten, für die Sie kein Login haben.
2. Kalendereinträge. Schnell angelegt und leicht zu vergessen. Ein Kalender sagt Ihnen nicht, für welche Domains gar kein Eintrag existiert.
3. Eine Tabelle. Die häufigste Lösung in Agenturen und ein vernünftiger Anfang. Sie funktioniert, bis niemand die Tabelle mehr pflegt. Wo sie bricht, steht in Tabelle oder eigener Tracker.
4. WHOIS-/RDAP-Abfragen. Nützlich zur Prüfung, weil die Registry die Quelle für das Ablaufdatum ist. Manuelle Abfragen skalieren nicht, geskriptete schon.
5. Ein eigener Verlängerungs-Tracker. Ein Werkzeug, das die Domains speichert, Ablaufdaten liest und die richtigen Personen benachrichtigt. Das macht Duvento für Domains, SSL, Hosting und Lizenzen an einem Ort.
Worauf Sie sich auch festlegen: Der Test ist einfach. Wenn Sie zwei Wochen weg sind, erreichen die Fristen dann noch jemanden?
Schwellen, die zur Praxis passen
Eine einzelne Erinnerung eine Woche vor Ablauf kommt zu spät. Verlängerungen scheitern an Zahlungsproblemen, Freigaben oder einem Kunden im Urlaub. Ein brauchbarer Rhythmus:
| Tage vor Ablauf | Aktion |
|---|---|
| 60 | Prüfen, ob die Domain noch gebraucht wird, Inhaber und Zahlungsmethode kontrollieren |
| 30 | Angebot oder Rechnung zur Verlängerung an den Kunden schicken |
| 14 | Eskalieren, wenn unbezahlt oder nicht freigegeben |
| 7 | Bei Bedarf manuell verlängern, nicht auf Auto-Renew warten |
| 1 | Letzte Prüfung, neues Ablaufdatum bestätigen |
Schicken Sie Hinweise an ein gemeinsames Postfach oder einen Kanal, nicht an eine einzelne Person.
Auf diese Fallen achten
- Automatische Verlängerung ist keine Garantie. Behandeln Sie sie als Bequemlichkeit und prüfen Sie das neue Datum nach jedem Zyklus.
- ccTLDs verhalten sich anders. Karenzzeiten, Verlängerungsfenster und Wiederherstellungsregeln hängen von der Registry ab. Lesen Sie die Regeln für jede Endung, die Sie betreuen.
- Verlängerungspreise weichen vom Erstjahr ab. Eine günstige Registrierung kann zum Mehrfachen verlängert werden. Das überrascht Kunden.
- Eine Domain betrifft mehr als die Website. E-Mail, Subdomains und SSL fallen aus, wenn die Domain ausläuft. Siehe Was passiert, wenn eine Domain abläuft.
Ein einfacher Einstieg
- Listen Sie jede Kundendomain, auch die, die Sie für das Problem von jemand anderem halten.
- Bestätigen Sie Registrant und Kontoinhaber für jede Zeile.
- Tragen Sie Ablaufdaten aus WHOIS/RDAP ein, nicht aus dem Gedächtnis.
- Legen Sie die Erinnerungen bei 60, 30, 14, 7 und 1 Tag auf eine gemeinsame Adresse.
- Gehen Sie die Liste monatlich in 15 Minuten durch.
Für den vollständigeren Ablauf nutzen Sie die Checkliste zur Domain-Verlängerung für Webagenturen.
Domain-Ablaufdaten nachverfolgen, ohne daraus eine zweite Stelle zu machen
Eine Liste, die Sie montags öffnen und der Sie vertrauen, ist die ganze Arbeit. Jede Domain, für die die Agentur zuständig ist, steht darauf, das Datum stimmt mit der Registry überein, und die Erinnerung liegt nicht in einem einzelnen Postfach. Das meint Domain-Ablaufdaten nachverfolgen, sobald es mehr als eine Handvoll Kunden sind.
Bauen Sie die Liste in einem Durchgang. Exportieren Sie, was die Registrare hergeben, die Sie kontrollieren. Liegt eine Domain im Kundenkonto, fragen Sie Ablaufdatum und Konto-E-Mail ab oder führen Sie RDAP selbst aus. Eine fehlende Zeile ist schlimmer als eine leicht veraltete Notiz.
Weisen Sie jeder Zeile eine Person zu, keinen Teamnamen. „Ops“ ist der Weg, auf dem Erinnerungen sterben. Diese Person muss den Registrar nicht bezahlen. Sie muss den Hinweis sehen und die Verlängerung, die Rechnung oder die Frage an den Kunden anstoßen.
Prüfen Sie an einem festen Tag. Fünfzehn Minuten reichen, wenn die Daten sauber sind. Suchen Sie Daten innerhalb von 60 Tagen ohne Aktion, automatische Verlängerungen, die im letzten Zyklus gescheitert sind, und Domains, deren Kontoinhaber Sie immer noch nicht benennen können.
Wenn eine Domain verlängert wird, schreiben Sie das neue Ablaufdatum am selben Tag. Eine erfolgreiche Verlängerung, die niemand einträgt, lässt die nächste Erinnerung gegen das alte Datum laufen. Danach vertraut niemand mehr der Liste.
Halten Sie DNS und E-Mail in derselben Zeile. Ein ausgelaufener Name legt Post, Passwort-Resets und API-Callbacks lahm, bevor die geparkte Seite dem Kunden auffällt.
Wenn Sie Verlängerungen getrennt abrechnen, gehört zur Frist ein Rechnungsweg. Ein Datum ohne Zahlungsweg wird trotzdem verpasst, nur später, und das Gespräch ist unangenehmer. Ein Tracker kostet weniger als eine Rücknahmegebühr. Die Preisseite ist der Vergleich, kein Ersatz für die Liste.
Notizen aus Agenturen, die keine Namen mehr verpassen
Agenturen, die aus dem Ärger herausbleiben, haben kein cleveres System. Sie haben ein langweiliges. Neue Domains kommen in den Tracker, bevor das DNS auf den neuen Host zeigt. Alte Domains bleiben auf der Liste, bis der Kunde schriftlich bestätigt, dass der Name fallen darf. „Ich glaube, die nutzen das nicht“ ist keine Bestätigung.
WHOIS-Privacy entfernt das Ablaufdatum bei den meisten gTLD-Registries nicht. RDAP ist die Abfrage, die Sie skripten. Bei ccTLDs, die das Datum verbergen, ist die Registrar-Rechnung die Quelle, und Sie sollten das Datum trotzdem selbst speichern. Eine leere Zelle ist ein Mangel, kein Rätsel.
Trennen Sie „wir verlängern“ von „wir erinnern“. Beides gehört in die Zeile. Wer beides vermischt, nimmt an, Auto-Renew sei an, in einem Konto, das die Agentur nicht sehen kann.
Einmal im Quartal ziehen Sie fünf zufällige Zeilen und prüfen sie gegen die Registry. Wenn zwei falsch sind, ist die Liste Dekoration. Reparieren Sie das Verfahren, bevor Sie eine weitere Spalte anlegen.
Bei dieser Prüfung fallen auch Domains auf, die ein Auftragnehmer registriert hat, der inzwischen weg ist. Ändern Sie die Kontakt-E-Mail in derselben Woche. Eine Erinnerung an ein totes Postfach ist dasselbe wie keine Erinnerung.
Neue Projekte gehören am Tag der Registrierung in die Liste, nicht erst nach dem Start. Zwischen Kauf und DNS-Umstellung liegen oft Tage, in denen schon E-Mail oder eine Staging-Adresse an dem Namen hängt. Fehlt die Zeile, fehlt später auch die Rechnung.
Wenn ein Kunde mehrere Endungen derselben Marke hält, gehören alle in die Liste, auch die, die nur weiterleiten. Eine vergessene .de neben einer gepflegten .com ist ein typischer Ausfall, weil die Website noch erreichbar wirkt.
Dokumentieren Sie in der Zeile, woher das Datum stammt: RDAP, Registrar-Export oder Kundenangabe. Eine Angabe ohne Quelle lässt sich beim nächsten Review nicht einordnen. RDAP-Daten überschreiben Sie, Kundendaten markieren Sie als ungeprüft, bis Sie sie gegen die Registry gehalten haben.
FAQ
Wie finde ich heraus, wann eine Domain abläuft?
Führen Sie eine WHOIS- oder RDAP-Abfrage aus und lesen Sie das Ablaufdatum der Registry. Manche ccTLDs verbergen es. Dann brauchen Sie Zugang zum Registrarkonto.
Reicht die automatische Verlängerung?
Nein. Karten laufen ab, Zahlungen scheitern, Konten werden gesperrt. Halten Sie unabhängige Erinnerungen als Reserve.
Wie viele Tage vor Ablauf sollte ich verlängern?
Starten Sie den Vorgang 30 bis 60 Tage vorher und verlängern Sie mindestens eine Woche vor dem Datum.
*Duvento verfolgt Domains, SSL-Zertifikate, Hosting und Lizenzen in einem Dashboard und warnt Ihr Team, bevor etwas ausläuft. So funktioniert es.*
