Un dominio de un cliente se recuerda solo. Treinta, no. Suma hosting, certificados SSL y licencias de plugins, y una agencia acumula con facilidad un centenar de plazos repartidos entre registradores, bandejas de entrada y hojas de cálculo viejas. Esta guía explica cómo controlar las fechas de vencimiento de dominios: qué anotar, cómo hacerlo y cuándo avisar.
La mayoría de los dominios caducados no se deben a un descuido grave. Caducan porque el aviso llegó al buzón de alguien que ya no trabaja en la agencia, porque la tarjeta guardada venció o porque nadie tenía claro quién debía renovarlo.
Por qué se siguen caducando los dominios
Las causas habituales son prosaicas:
- El aviso llega a la persona equivocada. El registrador escribe a la dirección de 2019, no al responsable del proyecto.
- La renovación automática falla en silencio. La tarjeta caducó, el banco bloqueó el pago o la cuenta del registrador se cerró.
- Nadie es dueño del dominio. El cliente cree que lo lleva la agencia. La agencia cree que lo lleva el cliente.
- Los dominios están en muchas cuentas. Unos en la cuenta del registrador de la agencia, otros en la del cliente, otros con un desarrollador anterior.
Un proceso de seguimiento arregla la segunda mitad de cada caso: hace visible la fecha límite, tenga quien tenga la cuenta.
Qué anotar de cada dominio
La fecha de vencimiento, sola, no basta. De cada dominio guarda:
- Nombre del dominio y registrador
- Fecha de vencimiento (compruébala en WHOIS/RDAP, no solo en tus notas)
- Titular y dueño de la cuenta: el cliente o la agencia
- Estado de la renovación automática y el método de pago que hay detrás
- Quién paga y quién factura
- Dónde está el DNS, porque a menudo es otro proveedor
- Activos ligados: el sitio, el plan de hosting y el certificado SSL que dependen de ese dominio
El punto 3 es el que más importa. Si no sabes en qué cuenta está el dominio, no sabes quién puede renovarlo de verdad.
Cinco formas de controlar las fechas de vencimiento
1. Paneles del registrador. Valen para un solo registrador. Dejan de servir en cuanto los clientes usan varios, y no ves los dominios de cuentas a las que no tienes acceso.
2. Eventos de calendario. Se crean rápido y se olvidan igual de rápido. Un calendario no te dice qué dominios no tienen ningún evento.
3. Una hoja de cálculo. Es la solución más habitual en las agencias, y un punto de partida razonable. Funciona hasta que la hoja deja de actualizarse. Dónde se rompe lo vemos en hoja de cálculo frente a herramienta de seguimiento.
4. Consultas WHOIS/RDAP. Sirven para verificar, porque el registro es la fuente de verdad de la fecha de vencimiento. Las consultas manuales no escalan; las automatizadas, sí.
5. Una herramienta de seguimiento de renovaciones. Guarda los dominios, lee las fechas de vencimiento y envía alertas a las personas correctas. Eso es lo que hace Duvento con dominios, SSL, hosting y licencias en un solo sitio.
El criterio, elijas lo que elijas, es simple: si te ausentas dos semanas, ¿los plazos siguen llegando a alguien?
Umbrales de alerta que encajan con la realidad
Un solo aviso una semana antes del vencimiento llega tarde. La renovación puede atascarse por un problema de pago, un retraso en la aprobación o un cliente de vacaciones. Un calendario que sí funciona:
| Días antes del vencimiento | Acción |
|---|---|
| 60 | Confirmar que el dominio sigue haciendo falta, revisar titular y método de pago |
| 30 | Enviar al cliente el presupuesto o la factura de renovación |
| 14 | Escalar si no está pagado o aprobado |
| 7 | Renovar a mano si hace falta; no esperar a la renovación automática |
| 1 | Comprobación final y confirmación de la nueva fecha de vencimiento |
Envía las alertas a un buzón o un canal compartido, no a una sola persona.
Trampas que conviene vigilar
- La renovación automática no es una garantía. Trátala como una comodidad y verifica la nueva fecha después de cada ciclo.
- Los ccTLD se comportan distinto. Los periodos de gracia, las ventanas de renovación y las reglas de restauración cambian según el registro. Lee las normas de cada extensión que gestionas.
- El precio de renovación no es el del primer año. Un registro barato puede renovarse a varias veces ese precio, y el cliente se sorprende.
- Un dominio que cambia afecta a más que al sitio. El correo, los subdominios y el SSL dejan de funcionar cuando el dominio caduca. Mira qué pasa cuando un dominio caduca.
Un proceso inicial simple
- Lista todos los dominios de clientes, incluidos los que crees que son problema de otro.
- Confirma el titular y el dueño de la cuenta de cada uno.
- Añade las fechas de vencimiento desde WHOIS/RDAP, no de memoria.
- Programa los avisos de 60/30/14/7/1 días a una dirección compartida.
- Revisa la lista 15 minutos al mes.
Para un proceso más completo, usa la lista de verificación para la renovación de dominios en agencias web.
Cómo controlar las fechas de vencimiento de dominios sin un segundo trabajo
El trabajo entero es una lista que puedas abrir el lunes y creer. Están todos los dominios de los que responde la agencia, la fecha coincide con el registro y el aviso no se queda en la bandeja de una sola persona. Eso es lo que significa cómo controlar las fechas de vencimiento de dominios cuando hay más que un puñado de clientes.
Monta la lista de una pasada. Exporta lo que puedas de los registradores que controlas. Si el dominio está en una cuenta del cliente, pide la fecha de vencimiento y el correo de la cuenta, o consulta RDAP tú mismo. Una fila que falta es peor que una nota un poco desactualizada.
Asigna cada fila a una persona, no a un nombre de equipo. «Operaciones» es la forma en que mueren los avisos. Esa persona no tiene que pagar al registrador. Tiene que ver la alerta y mover la renovación, la factura o la pregunta al cliente.
Revisa en un día fijo. Quince minutos bastan cuando los datos están limpios. Busca fechas dentro de 60 días sin ninguna acción, renovaciones automáticas que fallaron en el ciclo anterior y dominios cuyo dueño de cuenta todavía no puedes nombrar.
Cuando un dominio se renueve, anota la nueva fecha de vencimiento el mismo día. Una renovación correcta que nunca se registra hace que el siguiente aviso dispare contra una fecha vieja, y entonces nadie vuelve a fiarse de la lista.
Deja el DNS y el correo en la misma fila. Un nombre caducado tumba el correo, los restablecimientos de contraseña y las llamadas de API antes de que la página aparcada le resulte evidente al cliente.
Si facturas las renovaciones aparte, empareja la fecha con un camino de facturación. Una fecha sin forma de cobrar se sigue pasando, solo que más tarde, y la conversación es peor. El precio de una herramienta de seguimiento sale más barato que una tasa de redención; la página de precios es la comparación, no un sustituto de la lista.
Notas de campo de agencias que dejaron de perder nombres
Las agencias que no se meten en problemas no tienen un sistema ingenioso. Tienen uno aburrido. Los dominios nuevos entran en la herramienta de seguimiento antes de apuntar el DNS al nuevo hosting. Los viejos se quedan en la lista hasta que el cliente confirma, por escrito, que el nombre puede caer. «Creo que ya no lo usan» no es una confirmación.
La privacidad de WHOIS no quita la fecha de vencimiento en la mayoría de los registros de gTLD. RDAP es la consulta que hay que automatizar. En los ccTLD que ocultan la fecha, la factura del registrador es la fuente, y aun así conviene guardar la fecha. Una celda en blanco es un defecto, no un misterio.
Separa «lo renovamos nosotros» de «se lo recordamos a ellos». Las dos cosas van en la fila. Mezclarlas es la forma en que una agencia da por hecho que la renovación automática está activa en una cuenta que no puede ver.
Una vez por trimestre, elige cinco filas al azar y compruébalas contra el registro. Si dos están mal, la lista es decoración. Arregla el proceso antes de añadir otra columna.
Esa revisión también es el momento de pillar dominios registrados por un colaborador que ya se fue. Cambia el correo de contacto la misma semana. Un aviso enviado a un buzón muerto es lo mismo que ningún aviso.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé cuándo caduca un dominio?
Haz una consulta WHOIS o RDAP y lee la fecha de vencimiento del registro. Algunos ccTLD la ocultan; en ese caso necesitas acceso a la cuenta del registrador.
¿Basta con la renovación automática?
No. Las tarjetas caducan, los pagos fallan y las cuentas se bloquean. Mantén avisos independientes como respaldo.
¿Con cuántos días de antelación debo renovar?
Empieza el proceso entre 30 y 60 días antes, y renueva al menos una semana antes de la fecha.
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