Як агенції відстежувати дати продовження доменів для кількох клієнтів

Якщо ви ведете веб-агенцію, цей кошмар уже знайомий: клієнт телефонує і питає, чому сайт лежить, а відповідь — прострочений домен, який ніхто не продовжив. Це одна з найлегших для запобігання — і найприкріших — помилок агенції.

Чому облік доменів виходить з-під контролю

Один фрилансер може вести п’ять-шість доменів без особливих зусиль. Агенція, що росте, легко відповідає за 50, 100 чи 300+ доменів у десятків клієнтів. У кожного домену свій реєстратор, своя дата продовження і часто свій платник. Додайте SSL, хостинг і ліцензії плагінів — і стає зрозуміло, як щось проскакує.

Типові точки відмови:

• Домени на особистому акаунті клієнта, куди агенція не заходить

• Автопродовження вимкнене (або картка в реєстратора прострочена)

• Нагадування йдуть у скриньку, яку вже ніхто не читає

• Ніхто не «володіє» задачею, коли початковий розробник іде з команди

Як виглядає нормальний процес обліку доменів

1. Зберіть усі домени в одному місці. Таблиці спершу працюють, але не надсилають нагадувань і швидко застарівають. Окремий трекер, прив’язаний до картки клієнта, надійніший.

2. Записуйте реальну дату закінчення, не оцінку. Беріть її в реєстратора (WHOIS чи кабінет), а не з пам’яті.

3. Ставте кілька вікон нагадувань. Одного попередження за 7 днів замало — потрібен сигнал за 30 днів, жорсткіший за 14 і терміновий в останній тиждень.

4. Призначайте власника на клієнта. Хтось у команді має діяти за нагадуванням, а не лише його отримувати.

5. Раз на місяць звіряйте продовження, навіть якщо нагадування автоматичні — як страховка від кривої настройки.

Чому таблиці не масштабуються

Таблиця нормальна для жменьки доменів, але в неї немає поняття «нагадай мені заздалегідь». Хтось має пам’ятати відкрити файл, переглянути дати й вручну позначити найближчі — саме таку ручну роботу пропускають у гарячому спринті. Щойно в агенції приблизно 15–20 активних клієнтів, окрема система обліку послуг, що закінчуються, дешевша за ризик пропущеного продовження.

Як автоматизувати процес

Саме цю прогалину закривають інструменти на кшталт Duvento. Замість таблиці на кожного клієнта ви додаєте клієнта один раз, перелічуєте домени, хостинг, SSL і ліцензії й даєте системі надсилати нагадування — до того, як дедлайн стане аварією.

Підсумок

Пропущене продовження домену коштує дорожче кількох доларів комісії реєстратора — воно коштує довіри клієнта. Простий централізований процес (або інструмент під нього) — один із найвигідніших способів агенції захистити репутацію.