Verlängerungen sind das stille Rückgrat der Agentureinnahmen: Domains, Hosting, SSL, Plugin-Lizenzen, Wartung. Sie sind vorhersehbar, wiederkehrend und klein genug, um übersehen zu werden. Genau dort sickert Geld weg. Eine Verlängerung, die die Agentur zahlt und nicht in Rechnung stellt, ist ein direkter Verlust, und eine Verlängerung, die der Kunde zu zahlen vergisst, ist ein Ausfall. Kunden Domain-Verlängerungen in Rechnung stellen heißt, den Betrag zu schicken, solange noch Zeit zum Zahlen bleibt.
Wo Agenturen Geld verlieren
- Eine Verlängerung von der Karte der Agentur zahlen und sie nie berechnen
- Zu spät berechnen, wenn der Kunde vergessen hat, wofür die Position ist
- Zu wenig berechnen, weil die Verlängerungspreise gestiegen sind und die Rechnungsvorlage nicht
- Hosting und Domains „kostenlos“ dazugeben, ohne einen Plan, die Kosten zu decken
- Plugin- und Software-Lizenzen, die still im Konto der Agentur verlängern
- Kein Nachweis, welche Kunden von welchem Tarif abgedeckt sind
Vier Wege, Verlängerungen abzurechnen
1. Durchreichen. Sie berechnen die genauen Kosten jeder Verlängerung. Das ist nachvollziehbar, erzeugt aber jedes Mal eine kleine Rechnung und bringt nichts für die Verwaltungsarbeit.
2. Durchreichen plus Bearbeitungsgebühr. Die Kosten plus eine feste Gebühr für die Verwaltung der Verlängerungen. Kunden akzeptieren das meist, wenn es als Kosten von „wir sorgen dafür, dass es nicht ausläuft“ erklärt wird.
3. Jahresbündel. Eine einzige Jahresrechnung für Domains, Hosting und SSL. Weniger Rechnungen, vorhersehbarer Umsatz, leichter zu erklären.
4. Monatlicher Wartungstarif. Domains, Hosting, Updates, Backups und Überwachung in einer wiederkehrenden Gebühr. Das ist das ertragreichste Modell mit der geringsten Reibung, weil Verlängerungen im Tarif verschwinden.
Die meisten Agenturen landen bei den Optionen 3 oder 4 für aktive Kunden und bei 1 oder 2 für Einzelprojekte.
Der Zeitpunkt zählt
Schicken Sie die Rechnung früh genug, um vor der Frist bezahlt zu werden, aber nicht so früh, dass sie vergessen wird. Ein brauchbarer Rhythmus:
| Wann | Was |
|---|---|
| 60 Tage vorher | Interne Prüfung: Preis, Inhaber, Zahlungsmethode |
| 45 bis 30 Tage vorher | Rechnung oder Verlängerungshinweis schicken |
| 14 Tage vorher | Erinnerung und Eskalation, wenn unbezahlt |
| 7 Tage vorher | Letzte Erinnerung, manuell verlängern, wenn der Kunde bestätigt hat |
| Nach der Verlängerung | Beleg und Bestätigung des neuen Ablaufdatums |
Wenn Sie Ablaufdaten zentral führen, kann dieser Rhythmus von Ihren Hinweisen getrieben werden. Siehe Domain-Ablaufdaten nachverfolgen bei vielen Kunden.
Die Rechnung selbsterklärend machen
Kunden zahlen eher, was sie verstehen. Eine gute Verlängerungsposition nennt das Asset, den Zeitraum und den Nutzen:
- „Domain example.com, Verlängerung 12. Nov. 2026 bis 12. Nov. 2027“
- „Hosting-Tarif, jährlich, einschließlich täglicher Backups“
- „Verwaltung des SSL-Zertifikats, jährlich“
Vermeiden Sie vage Einträge wie „Jahresgebühren“.
Preisänderungen offen behandeln
Registrare und Hoster erhöhen Preise. Sagen Sie es den Kunden vorher, am besten im Vertrag: Verlängerungspreise können sich mit dem Preis des Anbieters ändern. Das schützt die Marge und vermeidet Streit.
Seien Sie vorsichtig mit Aufschlägen. Eine klare Bearbeitungsgebühr lässt sich leichter vertreten als ein versteckter Aufschlag, den ein Kunde auf der Website des Registrars findet.
Festlegen, wer zahlt, wenn der Kunde nicht zahlt
Vereinbaren Sie das schriftlich, bevor es passiert:
- Legen Sie den Betrag aus und holen ihn später wieder, oder warten Sie auf die Zahlung?
- Wie viele Tage vor Ablauf hören Sie auf zu warten?
- Wird die Domain oder die Website ausgesetzt, oder trägt die Agentur die Kosten?
- Wer ist für die Folgen eines Auslaufens verantwortlich?
Die Inhaberschaft betrifft all das. Wenn die Domain nicht in Ihrer Kontrolle liegt, können Sie sie nicht schützen. Siehe Wer den Domainnamen des Kunden besitzen sollte.
Ein Verlängerungsverzeichnis führen
Halten Sie pro Kunde fest:
- Jedes verlängerbare Asset (Domain, Hosting, SSL, Lizenz)
- Verlängerungsdatum, Ihre Kosten und den dem Kunden berechneten Betrag
- Wer zahlt und das Abrechnungsmodell (Durchreichen, Bündel, Tarif)
- Die letzte Rechnung und ob sie bezahlt wurde
Sobald Sie Kosten gegen berechneten Betrag für jedes Asset sehen, werden Lücken offensichtlich: Verlängerungen ohne Rechnung, Kunden auf veralteten Preisen, Assets, für die niemand zahlt.
Eine einfache monatliche Routine
- Listen Sie alle Verlängerungen, die in den nächsten 60 Tagen fällig sind.
- Prüfen Sie, welche berechnet wurden.
- Schicken Sie fehlende Rechnungen.
- Mahnen Sie unbezahlte.
- Prüfen Sie jedes Asset, dessen Kosten höher sind als der berechnete Betrag.
Koppeln Sie das mit der Checkliste zur Domain-Verlängerung.
Kunden Domain-Verlängerungen in Rechnung stellen, ohne hinterherzulaufen
Schicken Sie die Rechnung, wenn Sie noch 30 Tage haben, nicht wenn der Registrar noch 3 hat. Kunden zahlen in ihrem eigenen Rhythmus. Ein Ablauf am Freitag plus eine Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel ist der Weg, auf dem Namen auslaufen, während alle „gleich zahlen“ wollten.
Nennen Sie den Registrarpreis, Ihren Aufschlag und das Datum, an dem Sie verlängern, wenn sie zahlen. Wenn sie nicht zahlen, sagen Sie, ob Sie die Domain auslaufen lassen. Unklarheit erzeugt den wütenden Anruf.
Bündeln Sie Hosting, Domain und Zertifikat auf einer Rechnung, wenn sie in denselben Monat fallen. Drei kleine Rechnungen werden ignoriert. Eine Verlängerungsrechnung wird bezahlt.
Halten Sie eine Anzahlung oder eine hinterlegte Karte nur, wenn der Vertrag Ihnen erlaubt, sie zu belasten. Einen Kunden mit einer Abbuchung zu überraschen ist schlimmer als eine späte Erinnerung.
Markieren Sie die Rechnung als bezahlt an demselben Ort wie das Ablaufdatum. Eine bezahlte Rechnung im Buchhaltungswerkzeug und eine rote Zeile im Tracker heißt, die nächste Person berechnet zweimal oder gar nicht.
Das ist nur dann wiederkehrender Umsatz, wenn die Erinnerung existiert. Die Checkliste ist das Skript. Die Rechnung ist Schritt vier, nicht Schritt eins.
Notizen dazu, vor dem Datum bezahlt zu werden
Schicken Sie die Verlängerungsrechnung von derselben Adresse, die die Erinnerung schickt, damit der Kunde einen Thread sieht. Eine Rechnung aus der Buchhaltung und eine Warnung von der Projektleitung lesen sich wie zwei optionale Mails.
Setzen Sie das Ablaufdatum in den Rechnungstext. „Domain example.com, verlängern bis 2. November“ ist schwerer zu ignorieren als „Hosting-Leistungen“.
Wenn ein Kunde gewohnheitsmäßig zu spät zahlt, verlängern Sie zuerst, wenn der Vertrag es erlaubt, und stellen Sie danach in Rechnung. Den Namen zu verlieren, um ein Zahlungsziel von 14 Tagen zu schützen, ist ein schlechter Tausch. Erlaubt der Vertrag nicht, den Betrag vorzustrecken, sagen Sie das früh genug, damit eine Anzahlung möglich ist.
Verstecken Sie den Aufschlag nicht in einer runden Zahl, die Sie nicht erklären können. Kunden vergleichen mit dem öffentlichen Preis des Registrars. Eine klare Gebühr für „wir beobachten es und verlängern es“ übersteht diesen Vergleich. Eine unerklärliche Summe nicht.
Gleichen Sie monatlich ab. Jede Domain, die Sie verlängert haben, muss zu einer Rechnung passen oder zu einer Notiz, dass sie im Betreuungstarif enthalten war. Lücken sind entweder verlorener Umsatz oder ein Name, den Sie verlängert und nicht festgehalten haben.
Trennen Sie in der Buchhaltung die Kosten des Registrars von Ihrer Gebühr, auch wenn der Kunde nur eine Summe sieht. Sonst können Sie im nächsten Jahr nicht sagen, welcher Teil gestiegen ist. Ein pauschaler Vorjahresbetrag wird falsch, sobald der Registrar den Preis anhebt.
Wenn mehrere Domains eines Kunden an verschiedenen Tagen ablaufen, lohnt sich oft ein gemeinsamer Stichtag. Sie verlängern die kürzeren Laufzeiten einmalig auf denselben Monat und stellen danach einmal im Jahr in Rechnung. Das senkt die Zahl der Mahnungen, ändert aber nichts daran, dass jedes Datum im Tracker stehen muss.
FAQ
Sollten Agenturen Domain- und Hosting-Verlängerungen aufschlagen?
Eine maßvolle, offene Bearbeitungsgebühr ist üblich und leicht zu begründen. Versteckte hohe Aufschläge beschädigen in der Regel das Vertrauen.
Wie weit im Voraus sollte ich eine Verlängerung berechnen?
Dreißig bis fünfundvierzig Tage sind üblich, mit Erinnerungen bei 14 und 7 Tagen.
Was, wenn ein Kunde eine Verlängerung nicht bezahlt?
Folgen Sie dem Verfahren im Vertrag, warnen Sie schriftlich vor den Folgen und lassen Sie einen Ausfall nicht aus Versehen geschehen.
*Duvento verfolgt jedes Verlängerungsdatum, den Inhaber und die Kosten über Domains, SSL, Hosting und Lizenzen, damit nichts unverrechnet verlängert wird. Ausprobieren.*
