Tabellenvorlage für Domain-Verlängerungen oder eigener Tracker

Fast jede Agentur beginnt mit Verlängerungen auf dieselbe Weise: eine Tabelle. Sie ist kostenlos, vertraut und flexibel. Für die ersten etwa zehn Domains reicht sie auch. Das Problem ist nicht, dass Tabellen schlecht sind. Sie hängen davon ab, dass jemand daran denkt, sie zu öffnen. Eine Tabellenvorlage für Domain-Verlängerungen ist deshalb ein Anfang, kein Alarmsystem.

Eine Tabelle, die wirklich funktioniert

Wenn Sie eine Tabelle nutzen, machen Sie sie brauchbar. Diese Spalten decken ab, worauf es ankommt:

Fügen Sie bedingte Formatierung hinzu: rot, wenn weniger als 14 Tage übrig sind, gelb unter 45. Teilen Sie sie mit dem ganzen Team und legen Sie einen wiederkehrenden Kalendereintrag an, um sie monatlich durchzugehen.

Das ist ein achtbares System für eine freiberufliche Person mit wenigen Kunden. Den Ablauf drumherum finden Sie in der Checkliste zur Domain-Verlängerung.

Wo Tabellen brechen

1. Niemand wird benachrichtigt. Eine Tabelle zeigt eine Frist nur der Person, die sie öffnet. Farben schicken keine E-Mails. Sie können Skripte anflanschen, dann warten Sie aber eine kleine Anwendung.

2. Daten veralten. Ablaufdaten werden von Hand eingetippt. Wird eine Domain verlängert oder übertragen, ist die Tabelle falsch, bis jemand sie aktualisiert.

3. Niemand ist für das Update zuständig. Jede Person nimmt an, eine andere pflege die Datei. Nach einem Teamwechsel verfällt die Tabelle still.

4. Sie kann nichts prüfen. Eine Tabelle kann Ihnen nicht sagen, dass das getippte Datum nicht zu WHOIS passt oder dass ein SSL-Zertifikat bald abläuft.

5. Sie wird schwer. Domains, SSL, Hosting, Lizenzen und Kundenabrechnung in einer Datei werden zu Blättern, Kopien und widersprüchlichen Fassungen.

6. Keine Historie. Wer hat dieses Datum geändert, und wann? Tabellen beantworten das selten zuverlässig.

Anzeichen, dass es Zeit für den Wechsel ist

Einen eigenen Tracker brauchen Sie wahrscheinlich, wenn:

• Sie mehr als 20 bis 30 Assets betreuen, Domains, Zertifikate und Hosting zusammengerechnet
• Mehr als eine Person Verlängerungen anfasst
• Sie einen Beinahe-Ausfall oder einen echten Ausfall hatten
• Sie mehr als Domains führen: SSL, Hosting, Plugin-Lizenzen
• Sie Zeit mit dem Hinterherlaufen von Verlängerungen verbringen statt mit Kundenarbeit
• Sie Hinweise automatisch an Kunden oder Kolleginnen und Kollegen schicken wollen

Ein Ausfall kann mehr kosten als Jahre eines Werkzeug-Abos: eine Stunde Notarbeit, eine belastete Kundenbeziehung, Rücknahmegebühren und manchmal verlorene E-Mail oder verlorener Traffic.

Was ein eigener Tracker dazugibt

• Automatische Ablaufdaten aus WHOIS/RDAP und Prüfungen des Live-Zertifikats
• Hinweise an die richtigen Personen nach einem Rhythmus, den Sie festlegen
• Mehrere Asset-Typen in einer Ansicht
• Sicht für das Team mit einer gemeinsamen Liste statt privater Dateien
• Eine Nachvollziehbarkeit, was sich geändert hat

Einen Vergleich verfügbarer Optionen finden Sie unter Alternativen zu Domain-Ablauf-Trackern.

Ein vernünftiger Umstieg

1. Exportieren Sie die Tabelle als CSV.
2. Bereinigen Sie sie: eine Zeile pro Asset, einheitliches Datumsformat.
3. Importieren Sie sie ins Werkzeug oder legen Sie die Assets von Hand an.
4. Prüfen Sie jedes Ablaufdatum gegen die Registry.
5. Lassen Sie Tabelle und Werkzeug einen Verlängerungszyklus parallel laufen.
6. Legen Sie die Tabelle ab, sobald das Werkzeug alles erfasst hat.

Fazit

Behalten Sie die Tabelle, solange die Liste kurz ist, eine Person sie besitzt und noch nie etwas durchgerutscht ist. Wechseln Sie zu einem Tracker, wenn die Kosten einer verpassten Frist höher sind als die Kosten des Werkzeugs. Bei den meisten Agenturen kommt dieser Punkt früher als erwartet. Zum weiteren Vorgehen lesen Sie Domain-Ablaufdaten nachverfolgen bei vielen Kunden.

Wann eine Tabellenvorlage für Domain-Verlängerungen noch die richtige Wahl ist

Eine Tabelle ist das richtige Werkzeug für eine freiberufliche Person mit zehn Domains und der Disziplin, sie jeden Montag zu öffnen. Sie ist das falsche Werkzeug, wenn zwei Personen sie bearbeiten, wenn Erinnerungen „ich merke es mir“ heißen oder wenn die letzte Änderung der Datei älter ist als der neueste Kunde.

Wenn Sie bei der Tabelle bleiben, machen Sie sie uneindeutig feindlich. Eine Zeile pro Domain. Spalten für Registrar, Ablauf, Kontoinhaber, Auto-Renew, wer zahlt, und das letzte Datum, an dem Sie die Registry geprüft haben. Bedingte Formatierung für 60, 30 und 14 Tage. Ein Filter für leere Inhaber. Keine verbundenen Zellen, kein zweites Blatt namens „alt“.

Legen Sie die Datei dorthin, wo das Team schon arbeitet, und schicken Sie eine Kalendereinladung, die darauf verlinkt. Eine Vorlage im Download-Ordner ist kein Verfahren.

Wechseln Sie, wenn Sie ein Datum verpassen, das in der Tabelle stand. Die Tabelle hat das Datum nicht falsch gespeichert. Sie hat niemanden unterbrochen. Dafür ist ein eigener Tracker da. Die Tabelle können Sie als Export behalten. Als Alarm sollten Sie sie nicht behalten.

Siehe wie Agenturen viele Kunden führen, wenn die Tabelle schon über zwanzig Zeilen hat und weiter wächst.

Notizen von Teams, die der Tabelle entwachsen sind

Die Tabelle bricht meist auf eine bestimmte Weise. Jemand sortiert die Datumsspalte als Text, und „2. Okt.“ landet nach „15. Okt.“ oder gar nicht. Oder zwei Personen legen denselben Kunden unter leicht verschiedenen Namen an, und der Filter versteckt einen davon. Oder die Datei heißt „Domain-Tracker FINAL v7“ und die aktuelle Fassung ist v4 auf einem anderen Laptop.

Wenn Sie noch nicht wechseln wollen, frieren Sie das Format ein. Daten als ISO 2026-10-24. Eine kanonische Datei. Keine Kopien in der E-Mail. Eine benannte Person für das Montagsreview. Diese Regeln kaufen Ihnen ein paar Monate.

Zählen Sie die Stunden. Dauert das Montagsreview mehr als eine halbe Stunde oder wird es zweimal übersprungen, ist die Tabelle schon teurer als ein Werkzeug. Sie zahlen mit Aufmerksamkeit. Genau diese Aufmerksamkeit soll das Werkzeug aufbringen.

Bewahren Sie die alte Datei nach dem Umzug als Archiv auf. Bearbeiten Sie sie nicht „für den Fall“ weiter. Zwei Quellen der Wahrheit sind der Weg, auf dem das falsche Datum gewinnt.

Wenn Sie die Tabellenvorlage für Domain-Verlängerungen behalten, schreiben Sie das Review-Datum in Zelle A1 und ändern Sie es jeden Montag, an dem Sie die Datei wirklich öffnen. Ein veraltetes Datum oben ist ein ehrliches Signal, dass die Tabelle nicht mehr das System ist. Dieses Signal ist nützlicher als eine weitere Farbskala.

Schützen Sie die Datumsspalte vor Texteingaben. Ein Freitext wie „nächste Woche“ oder „Kunde meldet sich“ lässt sich nicht sortieren und nicht filtern. Wenn eine Zeile noch kein Datum hat, bleibt die Zelle leer und die Notiz wandert in die Bemerkungsspalte.

Legen Sie fest, was mit der Datei passiert, wenn die Person im Urlaub ist, die sie montags öffnet. Eine geteilte Tabelle ohne Vertreter ist eine private Erinnerung mit zusätzlichen Spalten. Der Kalendereintrag muss an ein Postfach gehen, das jemand anders liest.

FAQ

Gibt es eine kostenlose Tabellenvorlage für Domain-Verlängerungen?

Nutzen Sie die Spalten oben in Google Sheets oder Excel. Ergänzen Sie eine Formel für verbleibende Tage und bedingte Formatierung.

Kann Google Sheets Ablauferinnerungen schicken?

Mit Apps Script oder Add-ons ja, dann warten Sie aber das Skript. Es hängt außerdem weiter an von Hand eingetragenen Daten.

Wie viele Domains sind zu viele für eine Tabelle?

Es gibt keine feste Zahl. Rund 20 bis 30 Assets oder sobald mehr als eine Person beteiligt ist, ist ein häufiger Kipppunkt.

*Duvento importiert Ihre bestehende Liste und verfolgt den Ablauf automatisch. Selbst hosten oder die Cloud-Fassung nutzen. Mehr erfahren.*