Eine Domain zu verlängern dauert zwei Minuten. Die Schwierigkeit ist alles drumherum: zu wissen, dass sie fällig ist, wer zahlt, in wessen Konto sie liegt und ob die Zahlungsmethode noch funktioniert. Eine Checkliste zur Domain-Verlängerung macht aus diesem verstreuten Wissen einen wiederholbaren Ablauf.
Kopieren Sie die Listen unten in Ihr Projektwerkzeug, ins Wiki oder nach Duvento und passen Sie sie an.
1. Beim Onboarding: jede Domain richtig anlegen
Einmal pro Domain, wenn der Kunde dazukommt.
- [ ] Domainname, Registrar und aktuelles Ablaufdatum festhalten
- [ ] Den Registranten (rechtlichen Inhaber) bestätigen und prüfen, dass die Kontakt-E-Mail gelesen wird
- [ ] Festlegen, wer das Konto hält: Kunde oder Agentur (siehe Wer den Domainnamen des Kunden besitzen sollte)
- [ ] Notieren, wo das DNS liegt, wenn es nicht beim Registrar liegt
- [ ] Verknüpfte Dienste festhalten: Hosting, SSL, E-Mail, CDN
- [ ] Vereinbaren und dokumentieren, wer Verlängerungen zahlt und zu welchem Preis
- [ ] Registrar-Lock und Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten
- [ ] Das Verfahren für den Auth-/EPP-Code im Passwortmanager notieren, nicht den Code selbst
- [ ] Die Domain in den Tracker aufnehmen, Hinweise an eine gemeinsame Adresse
2. Neunzig bis sechzig Tage vor Ablauf
- [ ] Bestätigen, dass der Kunde die Domain noch will
- [ ] Den Verlängerungspreis prüfen, er weicht oft vom Preis des ersten Jahres ab
- [ ] Prüfen, ob die hinterlegte Zahlungsmethode nicht abgelaufen ist
- [ ] Prüfen, ob die Registrantendaten aktuell sind
- [ ] Nach verknüpften Diensten schauen, die um dieselbe Zeit verlängert werden, etwa SSL und Hosting
3. Dreißig Tage vor Ablauf
- [ ] Angebot oder Rechnung zur Verlängerung an den Kunden schicken (siehe Kunden Domain-Verlängerungen in Rechnung stellen)
- [ ] Schriftliche Freigabe einholen, wenn die Verlängerung nicht im Wartungsvertrag liegt
- [ ] Prüfen, ob Auto-Renew an ist und tatsächlich abbuchen wird
4. Vierzehn bis sieben Tage vor Ablauf
- [ ] Unbezahlte oder nicht freigegebene Verlängerungen an eine entscheidungsbefugte Person eskalieren
- [ ] Bei jedem Zweifel manuell verlängern, statt auf Auto-Renew zu warten
- [ ] Den Kunden vor den Folgen eines Auslaufens warnen: Website, E-Mail und SSL fallen aus
5. Nach der Verlängerung
- [ ] Das neue Ablaufdatum in WHOIS/RDAP prüfen, nicht nur im Registrar-Panel
- [ ] Den Tracker aktualisieren
- [ ] Dem Kunden eine einzeilige Bestätigung schicken
- [ ] Die Rechnung als bezahlt markieren und den Beleg ablegen
- [ ] Mehrjährige Verlängerung prüfen, wenn sie das Risiko bei stabilen Projekten senkt
6. Quartalsreview (15 Minuten)
- [ ] Die Domainliste mit den Registrarkonten abgleichen, um nicht erfasste Domains zu finden
- [ ] Nach Domains mit abgelaufenen Zahlungsmethoden oder ungelesenen Kontaktadressen suchen
- [ ] Domains von Kunden entfernen, die gegangen sind, nach einer förmlichen Übergabe
- [ ] Laufende Transfers und ausstehende Sperren prüfen
7. Einen Kunden abgeben
- [ ] Die Domain übertragen oder übergeben, mit schriftlicher Bestätigung
- [ ] Eigenen Zugang und geteilte Zugangsdaten entfernen
- [ ] Notizen zur DNS-Inhaberschaft aktualisieren
- [ ] Erinnerungen löschen, die Sie sonst weiter alarmieren würden
Eine knappe Vorlage zum Erfassen
Wenn Sie in einer Tabelle führen, decken diese Spalten das meiste ab:
| Domain | Kunde | Registrar | Kontoinhaber | Ablaufdatum | Auto-Renew | Zahler | Verlängerungspreis | Verknüpftes SSL/Hosting | Notizen |
|---|
Wenn die Tabelle veraltet, siehe Tabelle oder eigener Tracker. Zum weiteren Vorgehen lesen Sie Domain-Ablaufdaten nachverfolgen bei vielen Kunden.
Fehler, die diese Checkliste verhindert
- Eine Domain im privaten Konto einer freien Mitarbeiterin, die inzwischen weg ist
- Auto-Renew scheitert an einer abgelaufenen Karte, und niemand wird benachrichtigt
- Ein Kunde ist überrascht, weil der Verlängerungspreis das Dreifache der Registrierung beträgt
- Die Domain ist verlängert, das verknüpfte SSL-Zertifikat vergessen
- Registrant-Adressen, die niemand liest
Die Checkliste zur Domain-Verlängerung jeden Monat benutzen
Eine Checkliste, die im Wiki liegt und einmal im Jahr geöffnet wird, ist ein Poster. Legen Sie die Schritte an denselben Ort wie die Domainliste und führen Sie sie aus, sobald ein Datum die 60-Tage-Marke unterschreitet.
Beginnen Sie mit dem Zugang. Wenn sich niemand beim Registrar anmelden kann, ist jeder spätere Schritt Theater. Stellen Sie das Login wieder her oder sagen Sie dem Kunden, dass die Domain seine zu verlängern ist, bevor Sie eine Rechnung entwerfen.
Dann das Geld. Welche Karte, wessen Rechnung, und ob der Kunde den Betrag schon freigegeben hat. Verlängerungspreise bewegen sich. Nennen Sie den aktuellen Registrarpreis, nicht den vom letzten Jahr.
Dann die Abhängigkeiten. DNS-Host, E-Mail, SSL und die Website. Den Namen zu verlängern, während das Zertifikat in derselben Woche fällig ist, sind zwei Aufgaben. Erledigen Sie sie in einem Gespräch mit dem Kunden.
Schließen Sie den Kreis schriftlich. Neues Ablaufdatum, wer gezahlt hat, und wo der Beleg liegt. Die nächste Person am Konto sollte nicht nachfragen müssen.
Die Checkliste ersetzt keinen Tracker. Sie ist das Skript, an das der Tracker erinnert. Agenturen, die beides in einem Produkt halten, verbringen das Monatsreview mit Ausnahmen. Darum geht es bei Duvento.
Notizen zur Checkliste
Führen Sie die Checkliste an der Domain aus, die Ihnen Sorgen macht, nicht an einem Beispiel. Der erste echte Durchlauf findet fehlende Logins, eine Karte, die im März abgelaufen ist, und einen Kunden, der dachte, die Domain sei im Hosting enthalten. Das sind die Zeilen, die auslaufen.
Halten Sie die Checkliste kurz genug, dass man sie zu Ende bringt. Hat sie vierzig Punkte, wird sie übersprungen. Die Fassung in diesem Text ist die, die Sie ausführen. Zusätzliche Notizen gehören in die Domainzeile, nicht als neue Pflichtschritte.
Speichern Sie Registrar-Passwörter nicht im Checklisten-Dokument. Speichern Sie, wo das Passwort liegt. Eine Checkliste, die zugleich ein Passwort-Dump ist, wird in E-Mails kopiert, und dann haben Sie einen zweiten Vorfall.
Wenn sich zwei Personen die Arbeit teilen, kürzeln Sie den erledigten Schritt ab. Ein leeres Kästchen neben einer verlängerten Domain heißt, die nächste Person verlängert noch einmal oder nimmt an, es sei nicht geschehen.
Koppeln Sie die Checkliste mit einem Datum in einem System, das Ihnen schreibt. Eine Checkliste, die niemand öffnet, ist ein PDF. Die Erinnerung ist das, was sie öffnet.
Stempeln Sie die Checkliste mit dem Domainnamen und dem Datum, an dem Sie sie ausgeführt haben. Eine undatierte Checkliste lässt sich nicht prüfen. Trifft ein Schritt nicht zu, schreiben Sie „n. z.“ und warum, damit die nächste Prüfung eine Lücke nicht für einen übersprungenen Punkt hält. Die Checkliste zur Domain-Verlängerung ist fertig, wenn das neue Ablaufdatum gespeichert ist, nicht wenn das letzte Kästchen abstrakt angekreuzt wurde.
Legen Sie fest, wer die Checkliste ausführt, wenn die zuständige Person im Urlaub ist. Ein Vertreter ohne Zugang zum Registrar und ohne Recht, Rechnungen zu schicken, kann die Schritte nur abhaken, nicht erledigen. Der Vertreter braucht dasselbe Login oder eine klare Regel, wann er den Kunden bittet, selbst zu verlängern.
Bewahren Sie die ausgefüllte Liste beim Kundenordner auf, nicht nur im Chat. Bei einer späteren Auseinandersetzung zählt, wann Sie gewarnt haben und wer die Verlängerung freigegeben hat. Ein Häkchen ohne Datum und ohne Namen hält dieser Nachfrage nicht stand.
FAQ
Wie weit im Voraus sollte eine Agentur die Verlängerung starten?
Sechzig Tage bei Domains, die eine Kundenfreigabe brauchen, dreißig bei denen, die ein Wartungsvertrag abdeckt.
Sollten Agenturen Domains für mehrere Jahre verlängern?
Bei stabilen, langfristigen Projekten ja. Das senkt die Zahl der Fristen. Das Datum trotzdem weiter verfolgen.
Was, wenn der Kunde die Verlängerung nicht zahlen will?
Dokumentieren Sie die Ablehnung schriftlich, warnen Sie vor den Folgen und lassen Sie die Domain nur mit ausdrücklicher Bestätigung auslaufen.
*Duvento macht aus dieser Checkliste automatische Hinweise für Domains, SSL, Hosting und Lizenzen. Mit dem Tracking beginnen.*
