Продовжити домен — дві хвилини в кабінеті реєстратора. Проблема в усьому навколо: знати, що строк близько, хто платить, в чиєму акаунті ім’я і чи жива картка. Чекліст продовження домену збирає ці розрізнені знання в повторюваний процес, який можна віддати іншій людині на проєкті без усного переказу.
Скопіюйте списки нижче в таск-трекер, вікі або Duvento і підлаштуйте під те, як ви вже виставляєте рахунки. Пункти, які не стосуються конкретного імені, позначте як непридатні й напишіть чому. Порожня клітинка на аудит не відповідає.
1. На старті: завести кожен домен правильно
Зробіть це один раз на домен, коли клієнт приходить.
- [ ] Записати ім’я домену, реєстратора і поточну дату закінчення
- [ ] Підтвердити регістранта (юридичного власника) і що контактну пошту хтось читає
- [ ] Вирішити, хто тримає акаунт: клієнт чи агенція (див. хто має володіти доменом клієнта)
- [ ] Позначити, де живе DNS, якщо це не реєстратор
- [ ] Записати пов’язані сервіси: хостинг, SSL, пошта, CDN
- [ ] Домовитись і зафіксувати, хто платить за продовження і за якою ціною
- [ ] Увімкнути блокування реєстратора і двофакторну автентифікацію
- [ ] Зберегти в нотатках менеджера паролів процедуру auth/EPP-коду, а не сам код
- [ ] Додати домен у трекер зі сповіщеннями на спільну адресу
2. За дев’яносто — шістдесят днів до закінчення
- [ ] Підтвердити, що клієнту домен і далі потрібен
- [ ] Перевірити ціну продовження: вона часто відрізняється від ціни першого року
- [ ] Перевірити, що картка або інший спосіб оплати в кабінеті не прострочені
- [ ] Перевірити, що дані регістранта актуальні
- [ ] Подивитись пов’язані активи, які закінчуються поруч: SSL і хостинг
3. За тридцять днів до закінчення
- [ ] Надіслати клієнту пропозицію або рахунок на продовження (див. рахунки за продовження)
- [ ] Попросити письмове погодження, якщо продовження не входить у план супроводу
- [ ] Підтвердити, що автопродовження увімкнене і справді спише гроші
4. За чотирнадцять — сім днів до закінчення
- [ ] Ескалувати неоплачені або непогоджені продовження до людини, яка ухвалює рішення
- [ ] Продовжити вручну, якщо є хоч якийсь сумнів, і не чекати автопродовження
- [ ] Попередити клієнта, чим закінчиться пропуск: стають сайт, пошта і SSL
5. Після продовження
- [ ] Перевірити нову дату закінчення в WHOIS/RDAP, а не лише в панелі реєстратора
- [ ] Оновити трекер тієї ж доби
- [ ] Надіслати клієнту підтвердження одним рядком: ім’я і нова дата
- [ ] Позначити рахунок оплаченим і покласти квитанцію туди, де її знайде наступна людина
- [ ] Розглянути багаторічне продовження, якщо для стабільного проєкту це зменшує кількість дедлайнів
6. Квартальний перегляд (15 хвилин)
- [ ] Звірити список доменів з акаунтами реєстраторів і знайти імена поза обліком
- [ ] Знайти домени з простроченим способом оплати або з поштою контакту, яку ніхто не читає
- [ ] Прибрати домени клієнтів, які пішли, після формальної передачі
- [ ] Переглянути трансфери в процесі і очікувані блокування
7. Коли клієнт іде
- [ ] Передати домен із письмовим підтвердженням
- [ ] Прибрати свій доступ і спільні облікові дані
- [ ] Оновити нотатки, хто тримає DNS
- [ ] Вимкнути нагадування, які інакше продовжать будити команду
Мінімальний шаблон обліку
Якщо ведете таблицю, цих колонок вистачає для більшості агенцій:
| Домен | Клієнт | Реєстратор | Власник акаунта | Дата закінчення | Автопродовження | Платник | Ціна продовження | Пов’язані SSL/хостинг | Нотатки |
|---|
Коли таблиця починає застарівати, див. таблиця чи окремий трекер. Загальний підхід до списку — у матеріалі як відстежувати дати закінчення доменів для кількох клієнтів.
Які помилки цей чекліст закриває
- Домен зареєстрований в особистому акаунті фрилансера, який уже пішов
- Автопродовження зривається на простроченій картці, і ніхто не отримує сигналу
- Клієнт бачить ціну продовження втричі вищу за ціну реєстрації і зупиняє оплату
- Домен продовжили, а пов’язаний SSL-сертифікат забули
- Пошта регістранта ніхто не читає, і листи реєстратора падають у порожнечу
Як проходити чекліст продовження домену щомісяця
Чекліст, який лежить у вікі і його відкривають раз на рік, — це плакат. Покладіть кроки в те саме місце, де живе список доменів, і проходьте їх, коли дата перетинає 60 днів. Місячний ритм тут не «перше число для всіх імен одразу», а момент, коли конкретний рядок увійшов у вікно.
Починайте з доступу. Якщо ніхто не може увійти в реєстратор, кожен наступний крок — театральна вистава. Відновіть логін або прямо скажіть клієнту, що домен продовжує він, до того як виписувати рахунок. Рахунок без можливості натиснути «продовжити» лише створює ілюзію, що робота йде.
Далі гроші. Яка картка, чий рахунок і чи клієнт уже погодив суму. Ціни продовження рухаються. Котируйте поточну ціну реєстратора, не минулорічну з шаблону інвойса. Різниця в кілька доларів на одному імені непомітна. На тридцяти іменах вона або з’їдає маржу, або виглядає для клієнта як дописка без пояснення.
Потім залежності. Хост DNS, пошта, SSL і сайт. Продовжити ім’я в тиждень, коли закінчується сертифікат, — це дві роботи. Зробіть їх однією розмовою з клієнтом: одна дата, один рахунок, один лист із підтвердженням. Інакше пошта переживе домен, а сайт ляже на сертифікаті, і клієнт отримає два інциденти замість одного спокійного продовження.
Замкніть цикл письмово. Нова дата закінчення, хто заплатив і де лежить квитанція. Наступна людина на акаунті не має питати в чаті «а ми це продовжували?». Якщо відповідь лише в чиїйсь пам’яті, чекліст не завершений.
Чекліст не замінює трекер. Це сценарій, який трекер нагадує запустити. Агенції, які тримають обидва в одному продукті, витрачають місячний перегляд на винятки: немає логіна, ціна стрибнула, клієнт мовчить. У цьому сенс Duvento.
Нотатки з практики до чекліста
Проходьте чекліст на домені, який вас непокоїть, а не на зручному прикладі з демо. Перший справжній прохід знаходить зниклий логін, картку, що прострочилась у березні, і клієнта, який думав, що домен входить у хостинг. Саме ці рядки й прострочуються. Зразковий домен на вашому реєстраторі з живою карткою чекліст не перевіряє.
Тримайте список достатньо коротким, щоб його доводили до кінця. Сорок пунктів люди прокликують очима і ставлять галочки пакетом. Версія в цій статті — та, яку варто проходити. Додаткові нотатки живуть у рядку домену, а не як нові обов’язкові кроки для всіх.
Не зберігайте паролі реєстратора в документі чекліста. Зберігайте, де лежить пароль. Чекліст, який заодно є зливом паролів, скопіюють у лист клієнту, і в вас буде другий інцидент поруч із доменом.
Коли роботу ділять двоє, позначайте крок, який закрили ви: ініціал і дата. Незнята галочка біля вже продовженого домену означає, що наступна людина продовжить його ще раз або, гірше, вирішить, що роботу не зробили, і почне ескалацію клієнту з нуля.
Пара до чекліста — дата в системі, яка пише вам на пошту. Чекліст, який ніхто не відкриває, — це PDF. Нагадування — те, що його відкриває. Без дати входу в вікно 60 днів список кроків лежить поруч із доменом і не запускається.
Поставте на чеклісті ім’я домену і дату проходження. Недатований чекліст не можна розібрати постфактум: незрозуміло, чи це свіжа перевірка, чи файл із минулого року. Якщо крок не застосовується, напишіть «н/з» і чому, щоб наступний перегляд не сприйняв порожнє поле як пропуск. Чекліст продовження домену завершений лише тоді, коли нова дата закінчення збережена, а не коли останню галочку поставили в абстракції.
Якщо на одному клієнті кілька імен, не змішуйте їх в одному проході без підпису імені на кожному блоці. Галочка «регістрант підтверджений» без домену поруч через місяць не скаже, якого з п’яти імен вона стосувалась. Один прохід — одне ім’я — одна дата в трекері.
Коли клієнт на абонентці й погодження щороку не потрібне, кроки рахунка все одно лишаються: перевірити, що сума в плані покриває поточну ціну реєстратора. «Входить у супровід» при ціні, що виросла вдвічі, тихо з’їдає цей рядок доходу. Чекліст це показує до списання, а не в кінці кварталу, коли маржу вже порахували.
Запитання
За скільки починати процес продовження в агенції?
За шістдесят днів для доменів, де потрібне погодження клієнта. За тридцять — для тих, що закриті планом супроводу і картка вже перевірена. В обох випадках фінальне продовження не залишайте на останній день.
Чи варто агенції продовжувати домени на кілька років?
Для стабільних довгих проєктів — так. Менше дедлайнів на рік, менше шансів зловити прострочену картку в невдалий тиждень. Дату все одно ведіть: багаторічний термін закінчується так само, лише рідше.
Що робити, якщо клієнт відмовляється платити за продовження?
Зафіксуйте відмову письмово, попередьте про наслідки для сайту, пошти і сертифіката. Відпускати ім’я можна лише з явним підтвердженням. Мовчання в листі — не згода на пропуск.
*Duvento перетворює цей чекліст на автоматичні сповіщення для доменів, SSL, хостингу і ліцензій. Почати облік.*
