Lista kontrolna odnowienia domeny dla agencji (darmowy szablon)

Odnowienie domeny trwa dwie minuty. Problem leży wokół: skąd wiadomo, że termin nadchodzi, kto płaci, na czyim koncie leży nazwa i czy metoda płatności nadal działa. Lista kontrolna odnowienia domeny zamienia rozproszoną wiedzę w proces, który da się powtórzyć przy kolejnym kliencie.

Skopiuj listy poniżej do narzędzia projektowego, wiki albo Duvento i dopasuj je do swojego zespołu.

1. Przy starcie współpracy: ustaw domenę raz, porządnie

Rób to raz na domenę, gdy klient wchodzi.

[ ] Zapisz nazwę domeny, rejestratora i aktualną datę wygaśnięcia
[ ] Potwierdź rejestrującego (właściciela prawnego) i to, że adres kontaktowy jest czytany
[ ] Ustal, kto trzyma konto: klient czy agencja (zobacz kto powinien być właścicielem domeny klienta)
[ ] Zanotuj, gdzie jest DNS, jeśli to inny dostawca niż rejestrator
[ ] Zapisz powiązane usługi: hosting, SSL, poczta, CDN
[ ] Ustal i zapisz, kto płaci za odnowienia i za jaką cenę
[ ] Włącz blokadę u rejestratora i uwierzytelnianie dwuskładnikowe
[ ] W menedżerze haseł zapisz procedurę kodu auth/EPP, nie sam kod
[ ] Dodaj domenę do trackera z alertami na wspólny adres

2. Od dziewięćdziesięciu do sześćdziesięciu dni przed wygaśnięciem

[ ] Potwierdź, że klient nadal chce tę domenę
[ ] Sprawdź cenę odnowienia. Często różni się od ceny pierwszego roku
[ ] Sprawdź, czy metoda płatności na koncie nie wygasła
[ ] Sprawdź, czy dane rejestrującego są aktualne
[ ] Sprawdź powiązane usługi odnawiane w podobnym terminie, na przykład SSL i hosting

3. Trzydzieści dni przed wygaśnięciem

[ ] Wyślij klientowi wycenę albo fakturę za odnowienie (zobacz rozliczanie odnowień)
[ ] Poproś o pisemną zgodę, jeśli odnowienie nie wchodzi w plan utrzymania
[ ] Potwierdź, czy autoodnawianie jest włączone i czy naprawdę obciąży kartę

4. Od czternastu do siedmiu dni przed wygaśnięciem

[ ] Eskaluj nieopłacone albo niezatwierdzone odnowienia do osoby decyzyjnej
[ ] Przy jakiejkolwiek wątpliwości odnów ręcznie, zamiast czekać na autoodnawianie
[ ] Ostrzeż klienta, co się stanie po wygaśnięciu: staje strona, poczta i SSL

5. Po odnowieniu

[ ] Sprawdź nową datę wygaśnięcia w WHOIS/RDAP, nie tylko w panelu rejestratora
[ ] Zaktualizuj tracker
[ ] Wyślij klientowi potwierdzenie w jednym zdaniu
[ ] Oznacz fakturę jako opłaconą i odłóż potwierdzenie płatności
[ ] Rozważ odnowienie wieloletnie, jeśli obniża ryzyko przy stabilnym projekcie

6. Przegląd kwartalny (15 minut)

[ ] Zestaw listę domen z kontami u rejestratorów i wyłap nazwy, których nie śledzicie
[ ] Szukaj domen z wygasłą metodą płatności albo nieczytanym adresem kontaktowym
[ ] Usuń domeny klientów, którzy odeszli, dopiero po formalnym przekazaniu
[ ] Przejrzyj transfery w toku i oczekujące blokady

7. Zakończenie współpracy z klientem

[ ] Przenieś albo przekaż domenę z pisemnym potwierdzeniem
[ ] Zdejmij swój dostęp i współdzielone dane logowania
[ ] Zaktualizuj notatkę o właścicielu DNS
[ ] Usuń przypomnienia, które inaczej będą was dalej budzić

Minimalny szablon śledzenia

Jeśli trzymasz to w arkuszu, te kolumny pokrywają większość potrzeb:

Domena	Klient	Rejestrator	Właściciel konta	Data wygaśnięcia	Autoodnawianie	Płatnik	Cena odnowienia	Powiązany SSL/hosting	Notatki

Gdy arkusz zaczyna się starzeć, zobacz arkusz a dedykowany tracker. Szersze podejście do samych dat jest w tekście jak śledzić daty wygaśnięcia domen przy wielu klientach.

Błędy, których ta lista nie puszcza dalej

Domena zarejestrowana na prywatnym koncie freelancera, którego już nie ma
Autoodnawianie pada na wygasłej karcie i nikt nie dostaje sygnału
Klient zaskoczony ceną odnowienia trzy razy wyższą niż rejestracja
Domena odnowiona, a powiązany certyfikat SSL pominięty
Adresy rejestrującego, których nikt nie czyta

Wydrukowana lista kontrolna i długopis obok laptopa na biurku

Lista kontrolna odnowienia domeny raz w miesiącu

Lista, która leży w wiki i jest otwierana raz w roku, jest plakatem. Wpisz kroki w to samo miejsce co lista domen i odpalaj je, gdy data wchodzi w horyzont 60 dni.

Zacznij od dostępu. Jeśli nikt nie zaloguje się do rejestratora, każdy kolejny krok jest teatrem. Odzyskaj login albo powiedz klientowi wprost, że domenę odnawia on, zanim wystawisz fakturę.

Potem pieniądze. Która karta, czyja faktura i czy klient już zatwierdził kwotę. Ceny odnowień się ruszają. Podawaj aktualną cenę rejestratora, nie zeszłoroczną.

Potem zależności. Host DNS, poczta, SSL i strona. Odnowienie nazwy w tygodniu, w którym kończy się certyfikat, to dwie roboty. Zrób je w jednej rozmowie z klientem.

Zamknij pętlę na piśmie. Nowa data wygaśnięcia, kto zapłacił i gdzie leży potwierdzenie. Następna osoba na koncie nie powinna musieć pytać.

Lista kontrolna nie zastępuje trackera. To scenariusz, który tracker każe odpalić. Agencje, które trzymają oba w jednym produkcie, miesięczny przegląd spędzają na wyjątkach. Po to jest Duvento.

Notatki do listy kontrolnej odnowienia domeny

Odpal listę na domenie, która was niepokoi, nie na próbce. Pierwsze prawdziwe przejście znajduje brakujący login, kartę, która wygasła w marcu, i klienta, który myślał, że domena jest w cenie hostingu. To te wiersze wygasają.

Lista ma być na tyle krótka, żeby dało się ją skończyć. Przy czterdziestu punktach ludzie ją omijają. Wersja z tego tekstu jest tą do odpalenia. Dodatkowe notatki należą do wiersza domeny, nie do nowych obowiązkowych kroków.

Haseł do rejestratora nie trzymaj w dokumencie listy. Trzymaj informację, gdzie hasło leży. Lista, która jest też zrzutem haseł, wyląduje w mailu, i macie drugi incydent.

Gdy pracę dzielą dwie osoby, parafuj krok, który zrobiłeś. Niezaznaczone pole przy już odnowionej domenie znaczy, że następna osoba odnowi ją drugi raz albo, gorzej, uzna, że nic nie zrobiono.

Sparuj listę z datą w systemie, który wysyła maila. Lista, której nikt nie otwiera, jest PDF-em. Przypomnienie jest tym, co ją otwiera.

Oznacz listę nazwą domeny i datą, kiedy ją przeszedłeś. Niedatowanej listy nie da się skontrolować. Jeśli krok nie dotyczy tej nazwy, wpisz „n/d” i dlaczego, żeby kolejna osoba nie wzięła pustego pola za pominięcie. Lista kontrolna odnowienia domeny jest skończona dopiero wtedy, gdy nowa data wygaśnięcia jest zapisana, nie wtedy, gdy ostatnie pole jest odhaczone w próżni.

Przegląd miesięczny ma jednego właściciela i stałą godzinę. Bez tego lista jest dokumentem, który wszyscy „znają”. Właściciel nie musi sam klikać odnowienia u rejestratora. Ma sprawdzić, które daty weszły w 60 dni, i dopilnować, że krok z listy naprawdę się wykonał: dostęp, cena, faktura, potwierdzenie nowej daty.

Przy kliencie z kilkoma nazwami nie rób osobnej rozmowy na każdą. Zbierz domeny, hosting i SSL z tego samego miesiąca i wyślij jedno zestawienie. Klient odpowiada raz. Agencja nie gubi nazwy, która została na kolejny tydzień, bo tamta już była załatwiona.

Jeśli kroku listy nie da się zrobić, bo nie ma loginu, nie odhaczaj go na później bez daty. Wpisz, kto ma zdobyć dostęp i do kiedy. Puste „do zrobienia” bez osoby jest tym samym co brak kroku.